KOSGEB Destekli Projelerde Fatura ve Harcama Belgelerinin Hukuki Önemi

KOSGEB desteklerinden yararlanan işletmeler bakımından projenin gerçekten gerçekleştirilmesi kadar, yapılan harcamaların usulüne uygun şekilde belgelendirilmesi de büyük önem taşımaktadır.

Bir işletmenin gerçekten makine satın almış, danışmanlık hizmeti almış veya proje kapsamında gerekli gideri gerçekleştirmiş olması tek başına KOSGEB desteğinin ödenmesi için yeterli olmayabilir. Harcamanın ilgili destek programının koşullarına uygun olması, işletme adına düzenlenmiş bir fatura veya fatura yerine geçen belge bulunması, ödemenin programın kabul ettiği yöntemle yapılması ve mal veya hizmetin fiilen teslim edildiğinin gösterilebilmesi gerekir.

KOSGEB’in güncel destek uygulamalarında özellikle fatura ile banka ödemesinin uyumu, ödemenin tamamlanmış olması, mal veya hizmet alımının destek dönemi içerisinde gerçekleştirilmesi ve doğru ödeme belgelerinin sisteme yüklenmesi üzerinde önemle durulmaktadır. KOSGEB, İşletme Geliştirme Destek Programında elden ödeme yapılmasını, faturanın tamamen ödenmemesini veya yanlış ve eksik ödeme belgelerinin yüklenmesini hatalı uygulamalar arasında açıkça saymaktadır.

Bu nedenle KOSGEB destek dosyasında muhasebe belgeleri yalnızca vergisel kayıt niteliği taşımaz. Aynı zamanda işletmenin destek almaya hak kazanıp kazanmadığını gösteren temel hukuki delillerdir.

KOSGEB Desteklerinde Fatura Neden Önemlidir?

Fatura, destek talebine konu mal veya hizmetin hangi işletmeden, hangi tarihte, hangi bedelle ve hangi içerikte satın alındığını gösteren temel belgedir.

KOSGEB’in güncel Girişimci Destek Programında makine-teçhizat, kalıp, yazılım, eğitim, danışmanlık, test-analiz, pazarlama ve tasarım gibi giderler bakımından işletme adına kesilmiş fatura veya fatura yerine geçen belgenin ödeme talep dosyasında bulunması öngörülmektedir. Ayrıca faturanın ödendiğini gösteren dekont veya diğer ödeme belgelerinin de sunulması gerekir.

Dolayısıyla KOSGEB açısından fatura iki temel işlev görmektedir:

Birincisi, giderin gerçekten gerçekleştirildiğinin ispatıdır.

İkincisi ise giderin, KOSGEB tarafından desteklenmesine karar verilen proje ve gider kalemiyle uyumlu olduğunun kontrol edilmesini sağlar.

Örneğin kurul kararında “CNC işleme merkezi” desteklenmiş olmasına rağmen faturada yalnızca “makine bedeli” şeklinde genel bir açıklama bulunması, teknik özelliklerin tespitini güçleştirebilir.

Bu nedenle özellikle yüksek tutarlı makine ve yazılım alımlarında faturanın açıklama kısmının proje ve kurul kararıyla uyumlu olması önem taşır.

Fatura Mutlaka Destek Alan İşletme Adına mı Düzenlenmelidir?

Kural olarak destek talep edilen gideri gösteren fatura, destekten yararlanan işletme adına düzenlenmelidir.

Girişimci Destek Programının güncel ödeme belgeleri tablosunda makine-teçhizat, yazılım ve çeşitli hizmet alımlarına ilişkin faturaların açıkça “işletme adına kesilmiş” olması aranmaktadır.

Bu nedenle;

• şirket ortağı adına,
• şirket müdürü adına,
• başka bir grup şirketi adına,
• girişimcinin şahsi işletmesi adına

düzenlenen faturanın sonradan destek alan şirkete aktarılması her durumda yeterli olmayabilir.

Örneğin limited şirket KOSGEB desteğine hak kazanmış ancak makine faturası şirket ortağı olan gerçek kişi adına kesilmişse, makinenin fiilen şirket tarafından kullanılması tek başına ödeme yapılmasını garanti etmez.

Bu tür hataların faturanın düzenlendiği aşamada düzeltilmesi gerekir.

Fatura Açıklaması Nasıl Olmalıdır?

Fatura, satın alınan mal veya hizmeti tanımlamaya yetecek açıklıkta olmalıdır.

Özellikle makine-teçhizat alımlarında mümkün olduğunca;

• makinenin adı,
• marka ve modeli,
• kapasitesi,
• adedi,
• varsa seri numarası,
• temel teknik özellikleri

belirtilmelidir.

Hizmet alımlarında ise yalnızca “danışmanlık hizmeti” gibi çok genel bir açıklama kullanılması yerine hizmetin konusu ve proje bağlantısının anlaşılmasına imkân verecek şekilde açıklama yapılması daha güvenlidir.

Nitekim güncel Girişimci Destek Programında danışmanlık ve yönderlik giderleri bakımından yalnızca fatura ve banka dekontu değil; hizmetin içeriğini, süresini, çıktısını ve işletme açısından beklenen etkisini gösteren ayrıca bir doküman da talep edilmektedir.

Dolayısıyla hizmet alımlarında sadece fatura düzenlenmesi yeterli değildir. Hizmetin gerçekten sunulduğunu gösteren somut çıktıların bulunması gerekir.

Banka Dekontu Neden Gereklidir?

KOSGEB açısından faturanın düzenlenmiş olması, bedelin gerçekten ödendiği anlamına gelmez.

Bu nedenle destek ödemesi talep edilirken fatura bedelinin ödendiğini gösteren banka dekontu veya ilgili program tarafından kabul edilen diğer ödeme belgeleri de sunulmalıdır.

KOSGEB, İşletme Geliştirme Destek Programında elden ödemenin hatalı işlem olduğunu; destek kapsamındaki giderlerin işletme tarafından banka aracılığıyla ödenmesi gerektiğini açıkça belirtmektedir. Ayrıca faturanın tamamının ödenmemesi durumunda ödeme talebinde bulunulmaması gerektiği ifade edilmektedir.

Banka ödemesi, işlemin izlenebilirliğini sağlar.

KOSGEB böylece;

• paranın kim tarafından gönderildiğini,
• kime ödendiğini,
• ne zaman ödendiğini,
• hangi tutarın ödendiğini

tespit edebilir.

Bu kayıtlar aynı zamanda sonradan yapılacak denetimlerde işletmenin önemli savunma delillerinden biri hâline gelir.

Elden Ödeme Yapılırsa KOSGEB Desteği Alınabilir mi?

Güncel İşletme Geliştirme Destek Programında destek kapsamındaki giderlerin banka aracılığıyla ödenmesi gerektiği belirtilmekte ve elden ödeme açıkça hatalı işlem örneği olarak gösterilmektedir.

Bu nedenle özellikle yüksek tutarlı destek harcamalarında elden ödeme yapılmaması gerekir.

Satıcının “nakit verirseniz indirim yaparım” şeklindeki teklifi ticari açıdan avantajlı görünse dahi KOSGEB açısından daha büyük bir destek kaybına yol açabilir.

Örneğin 1.000.000 TL bedelli bir makine için 800.000 TL banka yoluyla, 200.000 TL elden ödeme yapılmışsa faturanın tamamının usulüne uygun şekilde ödendiği kabul edilmeyebilir.

İşletmenin maliyet avantajı elde etmek isterken yüz binlerce liralık destekten mahrum kalması mümkündür.

Faturanın Tamamının Ödenmesi Gerekir mi?

KOSGEB’in güncel uygulama açıklamalarında ödeme talebine konu faturaların tamamının ödenmiş olması gerektiği belirtilmektedir.

Bu husus özellikle vadeli satışlarda önem taşır.

Örneğin makine 600.000 TL bedelle satın alınmış ve;

• 300.000 TL peşin,
• 300.000 TL üç ay vadeli

ödenecek şekilde sözleşme yapılmışsa, ödeme tamamlanmadan KOSGEB’e destek ödeme talebi gönderilmesi sorun oluşturabilir.

KOSGEB, çek veya senetle yapılan ödemelerde de vade dolmadan ödeme talep edilmesini hatalı işlem olarak göstermektedir. Ödeme talebi açısından vadeli işlemin tamamlanmış olması gerekir.

Bu nedenle KOSGEB destekli satın alma sözleşmelerinde ödeme takvimi, destek ödeme talebinin son tarihi dikkate alınarak hazırlanmalıdır.

Dekont Açıklamasına Ne Yazılmalıdır?

KOSGEB açısından banka hareketinin hangi faturaya ilişkin olduğunun anlaşılabilir olması önemlidir.

Bu nedenle dekont açıklamasında mümkün olduğunca;

“15.05.2026 tarih ve ABC202600000123 nolu makine faturası ödemesi”

gibi açık bir açıklamaya yer verilmesi yararlıdır.

Sadece;

“ödeme”,

“borç”,

“mal bedeli”

gibi belirsiz açıklamalar, daha sonra ödemenin hangi faturaya ilişkin olduğunun ispatını zorlaştırabilir.

Özellikle aynı tedarikçiden birden fazla mal veya hizmet alınıyorsa dekontların faturalarla eşleştirilebilir olması gerekir.

Şirket Ortağının Kendi Hesabından Ödeme Yapması Sorun Yaratır mı?

KOSGEB desteklerinde ödeme işleminin destek alan işletmeyle açık biçimde ilişkilendirilebilmesi gerekir.

Bu nedenle mümkün olan en güvenli yöntem, faturanın şirket adına kesilmesi ve ödemenin doğrudan şirketin banka hesabından tedarikçiye yapılmasıdır.

Şirket ortağı veya müdürünün şahsi hesabından yapılan ödeme;

• sermaye avansı,
• ortaklar cari hesabı,
• şirket adına ödeme

olarak muhasebeleştirilse dahi KOSGEB açısından ek açıklama ve belge ihtiyacı doğurabilir.

Programın özel uygulama esasları farklılık gösterebileceğinden böyle bir ödeme yapılmadan önce ilgili KOSGEB biriminden yazılı görüş alınması daha güvenlidir.

Fatura ile Banka Dekontu Arasında Tutar Farkı Olabilir mi?

Fatura ile banka ödeme belgesi arasında açıklanamayan fark bulunması risklidir.

Örneğin faturanın 500.000 TL olmasına rağmen banka hesabından yalnızca 400.000 TL çıkmış olması durumunda kalan 100.000 TL’nin nasıl ödendiği açıklanmalıdır.

Farkın;

• mahsup,
• avans,
• önceki ödeme,
• çek,
• kredi kartı,
• iskonto

gibi nedenlerden kaynaklanması mümkündür.

Ancak bu durumun muhasebe belgeleri ve taraflar arasındaki sözleşmelerle açıkça ortaya konulması gerekir.

Fatura bedelinin bir bölümünün gerçekte ödenmediği hâlde ödenmiş gibi gösterilmesi, yalnızca destek ödemesinin reddine değil daha ciddi uygunsuzluk iddialarına da yol açabilir.

Fatura Tarihi Neden Önemlidir?

KOSGEB desteklerinde giderlerin hangi tarihler arasında gerçekleştirilebileceği ilgili destek programı tarafından belirlenir.

KOSGEB, İşletme Geliştirme Destek Programında mal veya hizmet alımının program dönemi içinde gerçekleşmemesine rağmen ödeme talep edilmesini açık şekilde hatalı işlem olarak göstermektedir.

Dolayısıyla;

• başvurudan önce,
• destek başlangıcından önce,
• proje bittikten sonra

düzenlenen faturalar destek dışında kalabilir.

İşletmenin “makineyi zaten alacaktım, başvurudan birkaç gün önce satın aldım” şeklindeki açıklaması programın tarih koşullarını ortadan kaldırmaz.

KOSGEB başvurusu yapılması tek başına harcama yapma hakkı doğurmaz. Her destek bakımından giderin hangi tarihten itibaren desteklenebilir olduğu ayrıca kontrol edilmelidir.

Proforma Fatura Destek Ödemesi İçin Yeterli midir?

Proforma fatura esas itibarıyla teklif niteliğinde bir belgedir.

Proje başvurusu sırasında maliyetin belirlenmesi amacıyla proforma fatura veya fiyat teklifi kullanılabilir. Ancak destek ödeme aşamasında kural olarak gerçekleşmiş gideri gösteren gerçek fatura veya fatura yerine geçen belge aranır.

Dolayısıyla başvuru dosyasındaki proforma faturanın bulunması, makinenin gerçekten satın alındığını ve bedelinin ödendiğini göstermez.

Ödeme aşamasında;

• gerçek fatura,
• ödeme belgesi,
• gerekiyorsa teslim belgesi,
• destek türüne özgü diğer belgeler

sunulmalıdır.

Malın Gerçekten Teslim Edildiğinin Kanıtlanması

Fatura ve banka dekontu tek başına bazı durumlarda yeterli olmayabilir.

Özellikle makine-teçhizat alımlarında malın gerçekten işletmeye teslim edildiğinin de gösterilmesi önemlidir.

Bu kapsamda;

• irsaliye,
• teslim tutanağı,
• kurulum tutanağı,
• garanti belgesi,
• seri numarası,
• makine fotoğrafları,
• demirbaş kayıtları,
• amortisman kayıtları

önemli delil niteliği taşıyabilir.

KOSGEB yerinde inceleme yaparak desteklenen makinenin işletmede bulunup bulunmadığını da kontrol edebilir.

Fatura ve banka ödemesi bulunmasına rağmen makine işletmede yoksa, işlemin gerçekliği konusunda ciddi şüphe oluşabilir.

Hizmet Alımlarında Hangi Belgeler Önemlidir?

Hizmet alımlarının ispatı, fiziksel mal alımlarına göre daha zordur.

Örneğin danışmanlık hizmeti satın alındığında KOSGEB denetiminde “hizmet gerçekten verildi mi?” sorusu ortaya çıkabilir.

Bu nedenle yalnızca fatura ve banka dekontu saklanmamalıdır.

Ayrıca;

• danışmanlık sözleşmesi,
• raporlar,
• toplantı tutanakları,
• e-posta yazışmaları,
• analiz ve sunumlar,
• çalışma çıktıları,
• teslim tutanağı

gibi belgeler muhafaza edilmelidir.

Güncel Girişimci Destek Programında danışmanlık ve yönderlik desteğinde alınan hizmetin içeriğini, süresini, çıktılarını ve işletmeye beklenen etkisini gösteren doküman ödeme belgeleri arasında yer almaktadır.

Eğitim desteğinde ise katılım belgesi veya katılımcı listesi gibi hizmetin gerçekleştiğini gösteren ek belgeler aranabilmektedir.

Bu düzenlemeler, yalnızca fatura kesilmesinin hizmetin gerçekten verildiğini göstermeye yetmediğini ortaya koymaktadır.

Yazılım Alımlarında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Yazılım giderleri de KOSGEB desteklerine konu olabilmektedir. Güncel Girişimci Destek Programında yazılım giderleri İş Geliştirme Desteğinin desteklenen unsurları arasında bulunmaktadır.

Yazılım alımlarında;

• yazılımın adı,
• lisans türü,
• kullanım süresi,
• kullanıcı sayısı,
• modüller,
• işletme adına lisanslanıp lisanslanmadığı

belgelenmelidir.

Faturada yalnızca “yazılım hizmeti” yazması, kurul tarafından desteklenmesine karar verilen yazılımla bağlantının kurulmasını zorlaştırabilir.

Lisans sözleşmesi, aktivasyon belgesi ve kullanıcı kayıtları da saklanmalıdır.

Fatura İptal Edilirse veya İade Faturası Düzenlenirse Ne Olur?

Destek talebinden sonra faturanın iptal edilmesi veya tedarikçiye mal iadesi yapılması durumunda KOSGEB’e bildirim yapılması gerekir.

İşletmenin KOSGEB’den destek aldıktan sonra;

1. makineyi satıcıya iade etmesi,
2. satıcının iade faturası düzenlemesi,
3. bedelin işletmeye geri dönmesi,
4. KOSGEB’e bilgi verilmemesi

durumunda artık destek ödemesinin dayanağı olan gerçek harcama ortadan kalkabilir.

Bu durumda yapılan ödeme fazla veya yersiz ödeme olarak değerlendirilebilir ve geri istenebilir.

Özellikle fiyat düzeltmeleri ve kısmi iadelerde KOSGEB’den ne kadar destek alındığı yeniden hesaplanmalıdır.

Ödeme Sonradan İşletmeye Geri Dönerse Ne Olur?

En riskli durumlardan biri, fatura bedelinin tedarikçiye banka yoluyla ödenmesinden sonra paranın başka bir işlem görünümü altında işletmeye geri dönmesidir.

Örneğin;

• makine faturası 1.000.000 TL,
• işletme tedarikçiye 1.000.000 TL gönderiyor,
• birkaç gün sonra tedarikçi 500.000 TL’yi şirket ortağının hesabına geri gönderiyor.

Böyle bir işlem, görünürde tam ödeme yapılmış olsa dahi gerçek ekonomik bedelin farklı olduğu şüphesini doğurabilir.

İşlemin destek alabilmek amacıyla kurgulandığı değerlendirilirse;

• destek ödemesinin geri alınması,
• uygunsuzluk kaydı,
• kamu zararı,
• suç duyurusu

gündeme gelebilir.

Bu nedenle banka hareketlerinin yalnızca ödeme anında değil, sonraki hareketlerle birlikte değerlendirilmesi gerekir.

Akraba veya İlişkili Şirketlerden Alınan Faturalar

KOSGEB desteklerinde hizmet sağlayıcının kim olduğu da önemlidir.

Bazı destek programlarında işletmenin ortakları ile bu kişilerin belirli yakınlarından veya bunların ortak olduğu işletmelerden mal veya hizmet alınmasına sınırlama getirilmektedir.

Bu nedenle şirketin tedarikçi seçmeden önce;

• şirket ortaklarını,
• yöneticileri,
• gerçek faydalanıcıları,
• girişimciyle akrabalık ilişkilerini

kontrol etmesi gerekir.

Gerçek ve piyasa fiyatından yapılmış bir alım dahi program tarafından yasaklanan ilişkili bir hizmet sağlayıcıdan yapılmışsa desteklenmeyebilir.

Aynı Fatura İki Farklı Destekte Kullanılabilir mi?

Kural olarak aynı gider gerçekleşmesi için birden fazla kamu kurumundan mükerrer destek alınması mümkün değildir. KOSGEB’in bazı güncel programlarında aynı gider için farklı kurum veya kuruluşlardan destek alınamayacağı açıkça düzenlenmektedir.

Bu nedenle aynı makine faturası;

• KOSGEB,
• TÜBİTAK,
• kalkınma ajansı,
• başka bir kamu destek programı

kapsamında ayrı ayrı tam destek talebine konu edilmemelidir.

Aynı yatırımın farklı giderlerinin farklı kurumlar tarafından desteklenmesi mümkün olabilir. Ancak faturaların ve gider kalemlerinin açıkça ayrıştırılması gerekir.

Mükerrer destek, özellikle sonradan yapılan kamu kurumları arası veri kontrollerinde tespit edilebilir.

Personel Giderlerinde Fatura Yerine Hangi Belgeler Kullanılır?

Personel giderlerinin ispat yöntemi mal veya hizmet alımlarından farklıdır.

KOSGEB’in güncel Girişimci Destek Programı ödeme belgeleri tablosunda personel giderleri bakımından;

• ilgili aya ait prim gün sayısını gösteren SGK kayıtları,
• mezuniyet belgesi,
• gerekli teminat ve borç belgeleri

gibi kayıtlar aranabilmektedir.

İşletme Geliştirme Destek Programında da SGK tahakkuk işlemleri tamamlanmadan nitelikli eleman desteği ödeme talebi yapılmasının hatalı olduğu KOSGEB tarafından açıkça belirtilmektedir.

Personelin fiilen çalıştığının ispatı bakımından ayrıca;

• iş sözleşmesi,
• bordro,
• banka ücret ödemesi,
• puantaj,
• görev tanımı

gibi belgeler saklanmalıdır.

KDV Destek Kapsamına Girer mi?

KDV’nin destek hesabında nasıl dikkate alınacağı programın özel düzenlemesine göre kontrol edilmelidir.

Örneğin KOSGEB’in güncel Girişimci Destek Programı Destek Ödeme Oluru formunda fatura tutarının “KDV hariç” olarak gösterildiği görülmektedir.

Bu nedenle işletme proje bütçesini oluştururken destek oranını faturanın toplam KDV dâhil bedeli üzerinden otomatik olarak hesaplamamalıdır.

KDV’nin işletmenin üzerinde kalacak finansman ihtiyacını artırabileceği dikkate alınmalıdır.

Dövizle Düzenlenen Faturalarda Kur Nasıl Belirlenir?

Yurt dışından makine, yazılım veya hizmet alınması durumunda faturanın döviz cinsinden düzenlenmesi mümkündür.

Bu durumda KOSGEB destek hesabında hangi kurun esas alınacağı ilgili program ve ödeme düzenlemesine göre belirlenir.

Güncel Girişimci Destek Programı Destek Ödeme Oluru formunda dövizli faturalar için TCMB döviz alış kuruna ilişkin alan bulunmaktadır.

İşletmenin kendi muhasebesinde kullandığı kur ile KOSGEB’in destek hesabında kullandığı kur farklı olabilir.

Bu nedenle döviz kuru artışı nedeniyle oluşan farkın tamamının KOSGEB tarafından karşılanacağı varsayılmamalıdır.

Eksik Belge Sunulursa Başvuru Reddedilir mi?

Eksik veya yanlış ödeme belgesi, ödeme sürecini durdurabilir.

KOSGEB, İşletme Geliştirme Destek Programında yanlış veya eksik evrak yüklenmesini sık yapılan hatalar arasında göstermekte ve ödeme talebi öncesinde Başvuru ve Ödeme Belgeleri Tablosunun kontrol edilmesini önermektedir.

Eksiklik giderilebilir nitelikteyse işletmeden ek belge istenmesi mümkün olabilir. Ancak eksikliğin tamamlanması için verilen süre geçirilmemelidir.

Özellikle;

• faturanın eksik olması,
• banka dekontunun bulunmaması,
• hizmet çıktısının sunulmaması,
• sertifika veya katılım belgesinin eksik olması

durumlarında ödeme gerçekleştirilmeyebilir.

Yanlış Fatura Düzeltilebilir mi?

Faturada;

• yanlış unvan,
• yanlış vergi numarası,
• yanlış mal tanımı,
• eksik miktar,
• hatalı bedel

bulunuyorsa mevzuata uygun şekilde düzeltme yapılmalıdır.

Elektronik faturada doğrudan belge üzerinde sonradan değişiklik yapılamayacağından iptal, iade veya yeni fatura süreçleri gündeme gelebilir.

Ancak yalnızca KOSGEB desteği alabilmek amacıyla, gerçekte bulunmayan bir işlemi sonradan kurgulayacak şekilde fatura düzenlenmesi hukuken ciddi risk yaratır.

Düzeltme, gerçek ticari işlemi doğru şekilde göstermek amacı taşımalıdır.

Sahte veya Gerçeğe Aykırı Fatura Kullanmanın Sonuçları

KOSGEB’e sunulan faturanın gerçekte olmayan bir işleme dayanması, destek dosyasındaki en ağır ihlallerden biri olabilir.

Örneğin;

• makine hiç satın alınmadığı hâlde fatura düzenlenmesi,
• 500.000 TL’lik makinenin 1.000.000 TL olarak faturalanması,
• hizmet verilmediği hâlde danışmanlık faturası kesilmesi,
• ödeme yapıldıktan sonra tutarın işletmeye geri verilmesi

gibi durumlar yalnızca ödeme talebinin reddiyle sonuçlanmayabilir.

Bu işlemler;

• desteğin geri istenmesi,
• yasal faiz,
• KOSGEB uygunsuzluk işlemleri,
• kamu zararı,
• ceza soruşturması

sonuçlarını doğurabilir.

Bu nedenle işletme, proje danışmanının veya tedarikçinin “KOSGEB böyle kabul ediyor” şeklindeki sözlü beyanına dayanarak gerçeğe aykırı belge düzenlememelidir.

Muhasebecinin Belgeyi Kaybetmesi İşletmeyi Kurtarır mı?

KOSGEB karşısında destek alan taraf işletmedir.

Muhasebeci, proje danışmanı veya şirket çalışanının belgeyi kaybetmesi, işletmenin bütün sorumluluğunu kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Bu nedenle KOSGEB destek dosyasının yalnızca mali müşavir tarafından tutulması yerine işletme bünyesinde ayrıca dijital arşiv oluşturulması önemlidir.

Aşağıdaki belgeler proje bazında saklanmalıdır:

1. Başvuru formu,
2. Taahhütname,
3. Kurul kararı,
4. Revizyon kararları,
5. Faturalar,
6. Banka dekontları,
7. İrsaliyeler,
8. Teslim ve kurulum tutanakları,
9. Hizmet raporları,
10. Sözleşmeler,
11. Teklifler,
12. Makine fotoğrafları,
13. Seri numaraları,
14. SGK belgeleri,
15. KOSGEB yazışmaları.

Denetim Yıllar Sonra Yapılabilir mi?

KOSGEB desteklerinde ödeme yapılması, dosyanın bir daha hiçbir zaman incelenmeyeceği anlamına gelmez.

Program kapsamında izleme ve denetim süreçleri bulunabilir. Ayrıca kamu zararına veya uygunsuzluğa ilişkin sonradan ortaya çıkan tespitler de incelemeye neden olabilir.

Bu nedenle işletmenin “KOSGEB ödemeyi yaptı, artık belgeye ihtiyacımız yok” şeklinde hareket etmesi doğru değildir.

Fatura ve harcama belgeleri, ilgili vergi ve ticaret mevzuatındaki saklama yükümlülükleriyle birlikte KOSGEB denetim ihtiyaçları dikkate alınarak muhafaza edilmelidir.

KOSGEB Fatura İncelemesinde Nelere Bakar?

Somut destek programına göre değişmekle birlikte KOSGEB incelemesinde özellikle şu konular önem taşıyabilir:

• Fatura işletme adına mı?
• Fatura tarihi uygun dönemde mi?
• Satın alınan gider destek kapsamında mı?
• Gider kurul kararına uygun mu?
• Teknik özellikler karşılanıyor mu?
• Fatura gerçekten ödenmiş mi?
• Ödeme banka aracılığıyla mı yapılmış?
• Ödeme tutarı faturayla uyumlu mu?
• Mal gerçekten teslim edilmiş mi?
• Hizmet gerçekten verilmiş mi?
• Tedarikçi ilişkili kişi mi?
• Başka kamu desteği kullanılmış mı?
• Mal hâlen işletmede mi?
• Fatura iptal veya iade edilmiş mi?

Bu sorulardan birine olumsuz cevap verilmesi otomatik olarak tüm desteğin geri alınacağı anlamına gelmez. Ancak işlemin niteliğine göre ödeme reddi veya uygunsuzluk süreci başlayabilir.

KOSGEB Ödeme Talebi Reddedilirse Ne Yapılabilir?

Ödeme talebinin reddedilmesi hâlinde öncelikle ret gerekçesinin yazılı olarak alınması gerekir.

Daha sonra;

• eksik belge olup olmadığı,
• düzeltme süresi bulunup bulunmadığı,
• faturanın gerçekten program koşullarına uygun olup olmadığı,
• KOSGEB’in maddi hata yapıp yapmadığı,
• kurul kararının yanlış yorumlanıp yorumlanmadığı

incelenmelidir.

Gider program şartlarına uygun olmasına rağmen yalnızca açık bir belge veya hesaplama hatası nedeniyle ödeme yapılmıyorsa KOSGEB’e belgeli başvuru yapılabilir.

İşlemin kesin ve icrai nitelikte bir ret kararına dönüşmesi hâlinde, ilgili programdaki kurum içi itiraz mekanizmaları ve gerektiğinde idari yargı yolları ayrıca değerlendirilebilir.

Ödeme Yapıldıktan Sonra Faturada Sorun Çıkarsa Ne Olur?

KOSGEB tarafından ödeme yapılmış olması işlemin kesin olarak uygun bulunduğu ve hiçbir zaman geri istenemeyeceği anlamına gelmez.

Sonradan;

• faturanın sahte olduğu,
• işlemin gerçekte yapılmadığı,
• ödemenin işletmeye geri döndüğü,
• hizmet sağlayıcının yasaklı ilişkili kişi olduğu,
• aynı gider için başka kamu desteği alındığı

tespit edilirse yapılan ödemenin geri alınması gündeme gelebilir.

Dolayısıyla ödeme yapılmış olması işletmenin belge saklama ve gerçeğe uygunluk yükümlülüğünü sona erdirmez.

KOSGEB Desteklerinde Belge Düzeni İçin Hukuki Kontrol Listesi

KOSGEB destekli işletmelerin her gider öncesinde şu kontrolü yapması yararlı olacaktır:

1. Gider kurul kararında desteklenmiş mi?
2. Harcama tarihi destek döneminde mi?
3. Satıcı veya hizmet sağlayıcı uygun mu?
4. Satıcıyla ortaklık veya akrabalık ilişkisi var mı?
5. Fatura doğru şirket adına mı kesilecek?
6. Fatura açıklaması kurul kararıyla uyumlu mu?
7. Teknik özellikler açıkça belirtilmiş mi?
8. Ödeme banka üzerinden yapılacak mı?
9. Banka dekontu faturayla eşleştirilebilir mi?
10. Faturanın tamamı ödeme talebinden önce ödenmiş olacak mı?
11. Mal teslim belgesi mevcut mu?
12. Hizmet alımında somut çıktı hazırlanmış mı?
13. Aynı gider için başka kamu desteği var mı?
14. Projede revizyon gerekiyor mu?
15. Belgelerin dijital yedeği alınmış mı?

Bu kontrolün ödeme yapıldıktan sonra değil, satın alma gerçekleştirilmeden önce yapılması daha güvenlidir.

KOSGEB Desteklerinde Fatura Hatalarında En Sık Yapılan Yanlışlar

İşletmeler tarafından sık yapılan hatalar şunlardır:

• Faturanın şirket ortağı adına kesilmesi,
• Fatura açıklamasının çok genel tutulması,
• Makine modelinin kurul kararından farklı olması,
• Fatura tarihi destek döneminin dışında olduğu hâlde ödeme istenmesi,
• Elden ödeme yapılması,
• Faturanın yalnızca bir bölümünün ödenmesi,
• Vadeli çek henüz ödenmeden destek talep edilmesi,
• Banka dekontunda açıklama bulunmaması,
• Hizmet alımında herhangi bir çalışma çıktısı saklanmaması,
• Faturanın sonradan iptal edilmesinin KOSGEB’e bildirilmemesi,
• Aynı faturanın başka kamu desteğinde de kullanılması,
• İlişkili veya yasaklı kişiden alım yapılması,
• KOSGEB ödeme yaptıktan sonra belgelerin imha edilmesi.

Bu hataların bir bölümü düzeltilebilirken bazıları desteğin kaybedilmesine veya geri istenmesine neden olabilir.

KOSGEB Desteklerinde Avukat ve Mali Müşavir Birlikte Çalışmalı mı?

KOSGEB destekli projelerde fatura ve ödeme belgeleri yalnızca muhasebe konusu değildir.

Mali müşavir;

• faturanın muhasebeleştirilmesi,
• vergi uygulaması,
• SGK kayıtları,
• mali tablolar

bakımından önemli rol oynarken, hukuki açıdan;

• tedarik sözleşmeleri,
• şirket ortaklık ilişkileri,
• ilişkili kişi riski,
• taahhütname hükümleri,
• geri alma işlemleri,
• uygunsuzluk ve ceza sorumluluğu

ayrıca değerlendirilmelidir.

Özellikle yüksek bedelli makine veya hizmet alımlarında ödeme yapılmadan önce sözleşme ve destek koşullarının birlikte incelenmesi, sonradan KOSGEB tarafından reddedilecek bir giderin doğmasını önleyebilir.

Sonuç

KOSGEB desteklerinde fatura ve harcama belgeleri yalnızca muhasebe işlemlerinin kayıt altına alınmasını sağlayan belgeler değildir. Bu belgeler, işletmenin kamu desteğine hak kazandığını ve destek koşullarına uygun hareket ettiğini ispatlayan temel hukuki delillerdir.

Güncel KOSGEB uygulamalarında makine, yazılım ve hizmet alımlarına ilişkin fatura veya fatura yerine geçen belgelerin yanında, faturanın ödendiğini gösteren dekont ve destek türüne göre ek belgeler talep edilmektedir. Danışmanlık hizmetinde hizmetin içeriği ve çıktıları, eğitim giderlerinde katılım belgeleri gibi ek ispat araçlarının aranması da bunun göstergesidir.

Elden ödeme, faturanın tamamen ödenmemesi, giderin destek dönemi dışında yapılması veya eksik ödeme belgesi sunulması KOSGEB tarafından hatalı uygulamalar arasında kabul edilmektedir.

Bu nedenle KOSGEB desteği alan işletmeler açısından en güvenli yöntem; faturanın doğru işletme adına ve açık içerikle düzenlenmesi, ödemenin şirket banka hesabından yapılması, dekont ile faturanın kolayca eşleştirilebilir olması ve mal veya hizmetin gerçekten teslim edildiğini gösteren belgelerin ayrıca muhafaza edilmesidir.

Gerçeğe aykırı, sahte veya muvazaalı belgelerin kullanılması ise yalnızca destek ödemesinin reddedilmesine değil; desteğin geri alınması, yasal faiz, uygunsuzluk süreci, kamu zararı ve koşullarına göre ceza soruşturması gibi çok daha ağır sonuçlara yol açabilir.

Bu nedenle yüksek tutarlı KOSGEB projelerinde fatura kesilmeden ve ödeme yapılmadan önce ilgili destek programının güncel ödeme belgeleri tablosu ile kurul kararının birlikte kontrol edilmesi, sonradan ortaya çıkabilecek ciddi mali ve hukuki riskleri önemli ölçüde azaltacaktır.