Portekiz’de Şirket Kuruluşu İçin NIF, Adres ve Banka Hesabı Şartları

Portekiz’de şirket kurmak isteyen Türk vatandaşlarının kuruluş işleminden önce çözmesi gereken temel konuların başında Portekiz vergi numarasının alınması, şirket için geçerli bir merkez adresinin belirlenmesi ve kurumsal banka hesabının açılması gelmektedir. Bu işlemler birbirleriyle bağlantılı olmakla birlikte aynı hukuki aşamayı ifade etmez.

NIF, şirket ortağı veya müdürü olacak kişinin Portekiz vergi sistemi içerisindeki kimliğidir. Şirket merkezi, kurulacak tüzel kişinin resmî adresini ve hukuki tebligat yerini gösterir. Kurumsal banka hesabı ise şirketin sermayesinin, gelirlerinin ve ticari ödemelerinin ortakların kişisel hesaplarından ayrılmasını sağlar.

Türk vatandaşının Portekiz’de ikamet etmemesi, şirket ortağı olmasına veya şirket kurmasına tek başına engel değildir. Bununla birlikte yabancı ortakların Portekiz vergi numaralarının bulunması, kuruluş belgelerinde Portekiz’de geçerli bir şirket merkezi gösterilmesi ve banka hesabı açılırken ortakların, yöneticilerin ve nihai faydalanıcıların kimliklerinin açıklanması gerekir.

Şirket kuruluşunun tamamlanmış olması, bankanın otomatik olarak hesap açacağı anlamına gelmez. Ticaret sicili şirketin tüzel kişiliğini tescil ederken banka, kara para aklamanın ve terörizmin finansmanının önlenmesi mevzuatı kapsamında şirketin faaliyetini, ortaklık yapısını ve paranın kaynağını ayrıca inceler. Bu nedenle NIF, adres ve banka hazırlığının şirket kurulmadan önce birlikte planlanması önem taşır.

Portekiz NIF Numarası Nedir?

NIF, “Número de Identificação Fiscal” ifadesinin kısaltmasıdır ve Portekiz vergi idaresi nezdinde gerçek kişileri tanımlayan vergi kimlik numarasıdır.

Portekiz’de ikamet eden veya etmeyen yabancılar, Portekiz vergi idaresine karşı bir yükümlülük yerine getirmek ya da vergi sistemi kapsamındaki haklarını kullanmak amacıyla NIF talep edebilir. Resmî Portekiz hizmet sayfasına göre hem Portekiz vatandaşları hem de yabancı ülke vatandaşları, ülkede yerleşik olsun veya olmasın NIF alabilir. NIF başvurusunun kendisi ücretsizdir.

NIF yalnızca gelir vergisi ödemek için kullanılan bir numara değildir. Portekiz’de şirket kurmak, şirkete ortak olmak, müdür olarak atanmak, banka hesabı açmak, taşınmaz edinmek, sözleşme yapmak ve çeşitli kamu işlemlerini yürütmek için de NIF’e ihtiyaç duyulabilir. Portekiz’in yabancılara yönelik resmî bilgilendirmesinde NIF’in çalışma, banka hesabı açma ve vergi yükümlülüklerini yerine getirme işlemlerinde kullanıldığı belirtilmektedir.

Şirket Ortaklarının NIF Alması Zorunlu mudur?

Portekiz’de kurulacak şirketin gerçek kişi ortaklarının NIF numarası bulunmalıdır. Empresa na Hora sistemi üzerinden yapılacak kuruluşta ortakların kimlik belgesini sunmaları ve NIF numaralarını bildirmeleri gerekir.

Şirketin müdürü veya yöneticisi olacak kişinin de Portekiz NIF’ine sahip olması gerekir. Portekiz Ticaret Sicilinin yönetim organı değişikliklerine ilişkin açıklamasında müdür ve şirket organı üyelerinin 18 yaşından büyük olması ve Portekiz NIF numarası taşıması aranmaktadır.

Türk vatandaşı bir gerçek kişinin tek başına Unipessoal LDA kurması hâlinde kurucu ortak ve müdür aynı kişi olabilir. Bu durumda tek bir kişisel NIF üzerinden hem ortaklık hem de müdürlük kimliği gösterilir.

Birden fazla Türk vatandaşının LDA şirket kurması hâlinde her ortağın ayrı ayrı NIF alması gerekir. Ortakların birinin Portekiz’de yaşaması, diğer yabancı ortakların NIF alma yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Türk Şirketi Portekiz Şirketine Ortak Olursa Hangi Numaralar Gerekir?

Portekiz’de kurulacak şirkete bir Türk şirketinin ortak olması mümkündür. Ancak yabancı tüzel kişi ortağın Portekiz sisteminde tanımlanabilmesi için Portekiz tüzel kişi numarası olan NIPC’nin ve gerekli vergi kayıtlarının oluşturulması gerekir.

Portekiz’in güncel online şirket kuruluş sayfasında, yabancı bir şirketin Portekiz’de kurulacak şirkete ortak olması hâlinde Portekiz NIPC ve NIF numaralarına sahip olması gerektiği belirtilmektedir. Yabancı şirketin ayrıca merkez ülkesinden alınmış ticaret sicili belgesini, güncel ana sözleşmesini, ortak olma kararını ve nihai faydalanıcı beyanını sunması gerekir. Yabancı dildeki belgelerin tercümesi de talep edilmektedir.

Türk şirketinin belgeleri hazırlanırken genel olarak şu kayıtların değerlendirilmesi gerekir:

• Güncel ticaret sicili tasdiknamesi,
• Faaliyet belgesi,
• Şirket ana sözleşmesi,
• Şirketi temsile yetkili kişileri gösteren belgeler,
• Portekiz’de şirkete ortak olunmasına ilişkin yönetim veya genel kurul kararı,
• Nihai gerçek kişi ortakları gösteren ortaklık yapısı,
• Portekiz’de işlem yapacak temsilciye verilen vekâletname.

Türkiye’den alınan kamu ve ticaret sicili belgelerinin apostillenmesi ve Portekizce tercümelerinin hazırlanması gerekebilir. Belge içeriği ile şirket kararlarının birbiriyle uyumlu olması önemlidir.

NIF Başvurusu Nasıl Yapılır?

Portekiz’de bulunan kişi, randevu alarak yetkili vergi dairesine şahsen başvurabilir. Portekiz dışında bulunan yabancıların NIF başvurusu ise Portekiz’de yetkili temsilci aracılığıyla elektronik vergi sistemi üzerinden yapılabilir.

Resmî hizmet sayfasına göre online NIF başvurusu, başvurucu adına hareket eden vergi temsilcisinin e-Balcão sistemi üzerinden giriş yapmasıyla gerçekleştirilir. NIF numarası vergi dairesindeki yüz yüze başvurularda talep sırasında verilebilmektedir.

Portekiz dışında yaşayan Türk vatandaşlarından genel olarak şu belgeler istenir:

• Geçerli pasaport,
• Türkiye’deki ikamet adresini gösteren belge,
• NIF başvurusunu kapsayan vekâletname,
• Mali temsilci veya elektronik bildirim tercihine ilişkin belgeler,
• Başvurucunun kimlik ve iletişim bilgileri.

Resmî NIF hizmeti ücretsiz olmakla birlikte avukat, muhasebeci, mali temsilci, tercüme, noter ve vekâletname hizmetleri için ayrıca ücret ödenebilir.

Mali Temsilci Atamak Zorunlu mudur?

Portekiz’de ikamet etmeyen ve Avrupa Birliği, Avrupa Ekonomik Alanı, Norveç, İzlanda veya Lihtenştayn dışında yaşayan kişiler bakımından mali temsilcilik konusu dikkatle değerlendirilmelidir.

Portekiz’in yabancılara yönelik resmî NIF rehberinde, Portekiz’de ikamet etmeyen kişinin NIF başvurusunda Portekiz’de yerleşik bir gerçek veya tüzel kişi mali temsilci göstermesi gerektiği belirtilmektedir. Türkiye’de yaşayan Türk vatandaşları bu üçüncü ülke kategorisine girmektedir.

Bununla birlikte 2022 yılında yapılan düzenlemeler sonucunda, Portekiz dışında ve Avrupa Birliği dışındaki ülkelerde ikamet eden kişilerin Portal das Finanças üzerindeki elektronik bildirim sistemine katılmaları hâlinde mali temsilci atama zorunluluğundan muaf tutulabildiği açıklanmıştır.

Bu nedenle iki durum birbirinden ayrılmalıdır. Yalnızca NIF alınması aşamasında temsilci üzerinden işlem yapılması gerekebilir. NIF alındıktan sonra başvurucunun elektronik tebligat sistemine kaydolması, devam eden mali temsilcilik zorunluluğunu bazı durumlarda ortadan kaldırabilir.

Ancak kişinin Portekiz’de KDV’ye tabi faaliyet yürütmesi, şirket müdürlüğü yapması, serbest meslek faaliyetine başlaması veya başka bir vergi yükümlülüğü üstlenmesi hâlinde uygulanacak temsil ve bildirim kuralları ayrıca değerlendirilmelidir. Mali temsilciyle yapılan sözleşme, temsilcinin yetki kapsamı ve yıllık hizmet bedeli baştan açık şekilde belirlenmelidir.

NIF, NIPC ve NISS Arasındaki Fark Nedir?

Portekiz’de şirket kuruluşunda benzer kısaltmaların karıştırılması sık rastlanan bir durumdur.

NIF, gerçek kişinin Portekiz vergi numarasıdır. Ortak, müdür veya temsilci olacak kişiler için kullanılır.

NIPC, tüzel kişinin kimlik ve vergi numarasıdır. Portekiz’de kurulan şirket ticaret siciline kaydedildiğinde NIPC alır. Şirket kartında NIPC’nin yanında şirketin adı, merkezi, faaliyet kodları, hukuki türü ve kuruluş tarihi gibi bilgiler bulunur.

NISS, sosyal güvenlik numarasıdır. Çalışanların, serbest meslek sahiplerinin ve sosyal güvenlik sistemine kayıtlı kişilerin prim ve sosyal hak işlemlerinde kullanılır. Portekiz’in yabancılara yönelik resmî açıklamasında NIF’in vergi işlemleri, NISS’in ise sosyal güvenlik yükümlülükleri ve hakları için kullanıldığı belirtilmektedir.

Şirketin kendisine de kuruluş sonrasında sosyal güvenlik numarası verilebilir. Empresa na Hora süreci tamamlandığında şirket ana sözleşmesi, ticaret sicili erişim kodu, elektronik şirket kartı kodu ve sosyal güvenlik numarası kuruculara sağlanmaktadır.

Portekiz’de Şirket Merkezi Göstermek Zorunlu mudur?

Portekiz’de kurulacak her şirketin bir kayıtlı merkez adresi, yani “sede social” göstermesi gerekir. Bu adres şirketin ticaret sicilinde, şirket kartında, vergi kayıtlarında ve resmî yazışmalarında yer alır.

Online şirket kuruluş formunda şirket türü, ortaklar, müdürler, faaliyet, sermaye ve ana sözleşme bilgilerinin yanında şirket merkezi ve iletişim bilgileri de doldurulmalıdır.

Şirket merkezi yalnızca posta alınacak bir adres değildir. Aşağıdaki işlemlerde hukuki önem taşır:

• Şirketin ticaret sicili kaydı,
• Vergi dairesi tebligatları,
• Mahkeme ve icra tebligatları,
• Banka hesabı açılışı,
• Fatura ve sözleşmeler,
• Belediye ve ruhsat başvuruları,
• Şirketin hangi bölgesel makamlara bağlı olduğunun belirlenmesi.

Şirket kartında şirketin kayıtlı merkezi açıkça yer almaktadır. Merkez değiştiğinde şirket kartının ve ticaret sicili bilgilerinin güncellenmesi gerekir.

Şirket Adresi Ortaklardan Birinin Evi Olabilir mi?

Faaliyetin niteliğine ve taşınmazın kullanım koşullarına bağlı olarak ortaklardan veya müdürlerden birine ait konut adresinin şirket merkezi olarak gösterilmesi mümkün olabilir.

Ancak konutun tapu, kira veya site yönetimi düzenlemelerinde ticari kullanım yasağı bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir. Şirketin yalnızca danışmanlık, yazılım veya uzaktan hizmet faaliyeti yürütmesi ile restoran, depo, klinik veya üretim faaliyeti yürütmesi aynı şekilde değerlendirilmez.

Fiziksel müşteri kabulü, çalışan istihdamı, tabela asılması, ürün depolanması veya ruhsata tabi faaliyet yapılması planlanıyorsa belediye kuralları ve taşınmazın kullanım amacı ayrıca incelenmelidir.

Kiralık konut kullanılacaksa kira sözleşmesinde şirket merkezi olarak kullanımın açıkça kabul edilmesi yararlı olur. Ev sahibinin bilgisi dışında şirket kaydı yapılması, kira ilişkisi ve ileride adres değişikliği bakımından sorun çıkarabilir.

Sanal Ofis Şirket Merkezi Olarak Kullanılabilir mi?

Portekiz’de sanal ofis veya iş merkezi adreslerinin şirket merkezi olarak kullanılması uygulamada mümkündür. Ancak her sanal ofis hizmeti aynı kapsamı sağlamaz.

Hizmet sözleşmesinde adresin ticaret sicili ve vergi kayıtlarında şirket merkezi olarak kullanılabileceği açıkça yazılmalıdır. Yalnızca posta yönlendirme hizmeti sunan bir adres, şirketin resmî merkezi için yeterli olmayabilir.

Sanal ofis sözleşmesinde şu hususlar kontrol edilmelidir:

• Adresin ticaret sicilinde kullanılmasına izin verilip verilmediği,
• Vergi ve mahkeme tebligatlarının kabul edilip edilmediği,
• Postaların ne sıklıkta iletileceği,
• Fiziksel toplantı alanı sağlanıp sağlanmadığı,
• Sözleşmenin süresi ve fesih şartları,
• Adres değişikliğinde belgelerin ne kadar sürede teslim edileceği,
• Banka doğrulaması için kira veya kullanım belgesi sunulup sunulamayacağı.

Banka veya göçmenlik makamı, yalnızca sanal ofis sözleşmesini görmekle yetinmeyebilir. Şirketin gerçek faaliyet yerini, müşterilerini, personelini ve yönetim merkezini de inceleyebilir.

Şirket Merkezi ile Fiilî Faaliyet Adresi Farklı Olabilir mi?

Şirketin kayıtlı merkezi ile fiilen faaliyet yürüttüğü ofis, mağaza, depo veya şube adresi farklı olabilir. Bankalar, hesap açılışında şirket merkezinin yanında ana faaliyet yerlerinin ve varsa şube veya daimi işyerlerinin adreslerini de talep edebilir.

Bu nedenle yalnızca ticaret sicilindeki merkez adresinin bildirilmesi, şirketin gerçek faaliyet yerlerinin gizlenebileceği anlamına gelmez.

Örneğin şirketin merkezi Lizbon’daki bir sanal ofiste, deposu Setúbal’da ve mağazası Porto’da bulunabilir. Vergi, ruhsat ve banka kayıtlarında bu yerlerin faaliyetlerinin doğru sınıflandırılması gerekir.

Portekiz’de Kurumsal Banka Hesabı Açmak Zorunlu mudur?

Şirketin ticari faaliyetlerini düzenli yürütmesi ve sermayesini yatırması için şirket adına kurumsal banka veya ödeme hesabı açılması gerekir. Şirket gelirlerinin ortakların kişisel banka hesaplarında toplanması, şirket ile ortak arasındaki mal varlığı ayrımını zedeler.

Kurumsal hesap açılması, şirket kuruluşundan ayrı bir işlemdir. Ticaret sicilinin şirketi tescil etmiş olması, bankanın müşteri kabul incelemesini ortadan kaldırmaz.

Banco de Portugal, banka hesabının bir gerçek kişi veya şirket gibi bir tüzel kişi adına açılabileceğini belirtmektedir. Hesabın kullanım yetkisi şirketin yöneticilerine veya ayrıca yetkilendirilen kişilere verilebilir.

Şirket Banka Hesabı İçin Hangi Belgeler İstenir?

Banco de Portugal’ın hesap açılışına ilişkin resmî açıklamasına göre bankalar tüzel kişilerden şirketin ticaret unvanını, faaliyet konusunu, kayıtlı merkezini, vergi veya tüzel kişi numarasını, kuruluş ülkesini ve faaliyet kodunu gösteren belgeler talep eder.

Kurumsal hesap açılışında genel olarak şu belgeler hazırlanmalıdır:

• Şirketin güncel ticaret sicili sertifikası,
• Şirket kartı veya NIPC belgesi,
• Güncel ana sözleşme,
• Şirket merkezi ve faaliyet yerlerini gösteren belgeler,
• Müdürlerin kimlik ve NIF belgeleri,
• Hesabı kullanacak kişilerin imza ve yetki belgeleri,
• Ortaklık yapısını gösteren liste,
• Nihai faydalanıcı kaydı,
• Faaliyet konusu ve CAE kodları,
• Sermaye ve fon kaynağını gösteren kayıtlar,
• İş planı, müşteri veya tedarikçi sözleşmeleri,
• Beklenen yıllık ciro ve işlem hacmi hakkında açıklama.

Banco de Portugal’ın düzenlemesine göre bankalar, şirkette yüzde 5 veya daha fazla paya ya da oy hakkına sahip kişilerin kimliğini ve yönetim organı üyelerini tespit etmek zorundadır. Hesabı kullanacak yöneticiler, şirket tarafından düzenlenen bir beyan sunulsa dahi kişisel kimlik tespitinden muaf değildir.

Nihai Faydalanıcı Kaydı Neden Önemlidir?

Nihai faydalanıcı, şirketi doğrudan veya dolaylı olarak kontrol eden gerçek kişidir. Portekiz’de kurulan veya ülkede iş yapmak isteyen tüzel kişiler için RCBE kaydı zorunludur ve normal elektronik kayıt ücretsizdir.

Online şirket kuruluşu tamamlandıktan sonra RCBE kaydının 30 gün içinde yapılması gerekir.

Bankalar şirketin yalnızca sicilde görünen ortaklarını değil, ortaklık zincirinin sonunda yer alan gerçek kişileri de belirlemek ister. Özellikle Portekiz şirketine bir Türk şirketinin, Türk şirketine de başka şirketlerin ortak olduğu yapılarda nihai gerçek kişi sahipliğine kadar inen bir ortaklık şeması hazırlanmalıdır.

RCBE kaydının yapılmamış veya ortaklık yapısıyla uyumsuz olması, banka hesabının açılmasını geciktirebilir. Ortaklık veya sermaye değişikliklerinden sonra nihai faydalanıcı kayıtlarının da güncellenmesi gerekir.

Türk Ortaklardan Kaynak ve Servet Belgesi İstenebilir mi?

Bankalar, kurumsal hesabın açılışı sırasında yalnızca kimlik ve şirket belgelerini değil, şirket sermayesinin ve ileride hesaba gelecek paraların kaynağını da inceleyebilir.

Türk ortaklardan şu belgeler talep edilebilir:

• Türkiye’deki banka hesap dökümleri,
• Maaş ve gelir belgeleri,
• Vergi beyannameleri,
• Şirket satış veya temettü kayıtları,
• Taşınmaz satış sözleşmeleri,
• Miras veya bağış belgeleri,
• Mevcut şirketlerinin mali tabloları,
• Müşteri ve tedarikçi sözleşmeleri,
• Portekiz yatırımının amacını açıklayan iş planı.

Paranın Portekiz hesabına üçüncü bir kişiden gönderilmesi, açıklamasız nakit hareketleri, şirket faaliyetinin beyan edilen gelir kaynağıyla uyuşmaması ve karmaşık ortaklık yapılarının açıklanamaması ek incelemeye yol açabilir.

Banco de Portugal, bankaların kara para aklamanın ve terörizmin finansmanının önlenmesine ilişkin yükümlülüklerini denetleyen yetkili makamdır.

Banka Hesabı Uzaktan Açılabilir mi?

Bazı bankalar tüzel kişi hesaplarının uzaktan açılmasına imkân tanıyabilirken bazıları müdürlerin veya yetkililerin Portekiz’de şahsen hazır bulunmasını isteyebilir.

Banco de Portugal’ın genel kurallarında kimlik doğrulamasının fiziki veya elektronik belgelerle yapılabileceği ve gerçek kişiler bakımından gerçek zamanlı görüntülü görüşme yönteminin kullanılabileceği belirtilmektedir. Ancak görüntülü kimlik doğrulama kuralı doğrudan gerçek kişilere yöneliktir; şirket hesabı bakımından tüzel kişi belgeleri ve temsil yetkisi ayrıca incelenir.

Her bankanın müşteri kabul politikası farklı olabilir. Bir banka tarafından reddedilen şirketin başka bir bankada hesap açması hukuken imkânsız değildir. Bununla birlikte ret nedeni eksik nihai faydalanıcı bilgisi, açıklanamayan fon kaynağı veya gerçek faaliyet bulunmamasıysa aynı sorun başka bankada da ortaya çıkabilir.

Banka Şirket Hesabı Açmayı Reddedebilir mi?

Ticari bankalar, müşteri kabul ve risk politikaları çerçevesinde kurumsal hesap başvurusunu reddedebilir. Şirketin Portekiz’de kurulmuş ve geçerli bir NIPC’ye sahip olması, her bankaya hesap açma zorunluluğu yüklemez.

Özellikle şu durumlar ret veya gecikme riski yaratabilir:

• Ortaklık zincirinin açıklanamaması,
• Nihai faydalanıcı kaydının eksik olması,
• Şirket faaliyetinin belirsiz veya çok geniş tanımlanması,
• Fon kaynağının belgelenememesi,
• Yüksek riskli ülke veya sektör bağlantıları,
• Yöneticilerin kimlik doğrulamasının tamamlanamaması,
• Şirket merkezinin veya fiilî faaliyetinin doğrulanamaması,
• İş planı ve beklenen işlemler arasında uyumsuzluk,
• Kuruluşun yalnızca görünürde yapıldığı izlenimi.

Kurumsal banka hesabı için şirket kuruluşundan önce bankalarla belge listesi görüşülmesi ve ticaret sicili tamamlanınca dosyanın hızla sunulması faydalı olabilir.

Şirket Sermayesi Ne Zaman Banka Hesabına Yatırılmalıdır?

Unipessoal LDA ve LDA şirketlerinde sermaye tutarı ortaklar tarafından serbestçe belirlenir ve her kotanın asgari değeri bir Euro’dur.

Portekiz Adalet Bakanlığının güncel açıklamasına göre kuruluş sırasında sermaye şirket hesabına yatırılmamışsa ortaklar iki yöntemden birini tercih edebilir:

• Sermayeyi beş iş günü içinde yatıracaklarını beyan etmek,
• Sermayeyi ilk mali yılın sonuna kadar yatıracaklarını beyan etmek.

Online kuruluş sırasında sermayenin beş gün içinde yatırılacağı beyan edilmişse, tescilden sonra şirket hesabı açılarak ödeme bu süre içinde yapılmalıdır.

Anonim şirketlerde ise toplam sermayenin en az yüzde 30’unun şirket sicil belgesinin sunulmasından itibaren beş gün içerisinde yatırılması gerekir.

Sermaye ödemeleri yapılırken her ortağın kendi sermaye taahhüdüne uygun tutarı ve açıklamayı kullanması önemlidir. Ödemenin şirket hesabına “sermaye katkısı” niteliğini gösterecek şekilde aktarılması, muhasebe kayıtlarının doğru kurulmasını sağlar.

Sermaye ile Ortak Borcu Arasındaki Fark

Şirkete aktarılan her para sermaye değildir. Ortak, şirkete kayıtlı sermaye dışında borç veya ek finansman da sağlayabilir.

Sermaye, ana sözleşmede ve ticaret sicilinde kayıtlıdır. Şirketin mali yapısının temel unsurlarından biridir ve değiştirilmesi şirket kararı ile ticaret sicili işlemi gerektirir.

Ortak borcu ise ortağın şirkete geri ödenmek üzere sağladığı finansmandır. Bu ödemenin şartları, vadesi, faizi ve geri ödeme şekli yazılı şekilde düzenlenmelidir.

Ortağın kişisel hesabından şirkete yapılan bütün transferlerin sermaye olarak kaydedilmesi ya da şirket hesabından ortağa yapılan her ödemenin kâr dağıtımı sayılması doğru değildir. Muhasebeci, her hareketin hukuki ve mali niteliğini ayrı ayrı belirlemelidir.

Şirket Hesabı ile Kişisel Hesabın Ayrılması Neden Önemlidir?

Limited şirket ayrı bir tüzel kişidir. Şirketin parası, ortakların veya müdürlerin kişisel parası değildir.

Şirket gelirlerinin kişisel hesaplarda tahsil edilmesi ve şirket giderlerinin sürekli ortakların bireysel hesaplarından ödenmesi şu riskleri doğurabilir:

• Muhasebe kayıtlarının güvenilirliğinin bozulması,
• Şirket giderlerinin reddedilmesi,
• Vergi incelemelerinde açıklama sorunları,
• Ortak alacağı ve borcu uyuşmazlıkları,
• Şirketin gerçek mali durumunun belirlenememesi,
• Sınırlı sorumluluk korumasının zayıflaması,
• Banka ve yatırımcı incelemelerinde güven sorunu.

Şirket banka hesabının kuruluş aşamasında açılması, sermaye, müşteri tahsilatları, kira, maaş ve vergi ödemelerinin aynı kurumsal hesap düzeni üzerinden yürütülmesini sağlar.

Şirket Adresi veya Ortaklık Değişirse Bankaya Bildirim Yapılmalı mıdır?

Bankalar hesap açılışından sonra şirket bilgilerinin güncel tutulmasını ister. Yönetim kurulu, müdürler, şirket faaliyeti veya iş modelinde değişiklik meydana geldiğinde banka kayıtlarının güncellenmesi gerekir. Banco de Portugal, bankaların tüzel kişilerde yönetim organı veya faaliyet modelindeki değişiklikleri öğrendiklerinde müşteri bilgilerini güncellemesi gerektiğini belirtmektedir.

Aşağıdaki değişiklikler bankaya bildirilmelidir:

• Şirket merkezinin değişmesi,
• Müdür veya hesap yetkilisinin değişmesi,
• Ortaklık ve nihai faydalanıcı yapısının değişmesi,
• Sermaye artışı veya azaltılması,
• Faaliyet konusunun değişmesi,
• Şubenin açılması veya kapatılması,
• Şirket unvanının değişmesi,
• Beklenen işlem hacminde önemli değişiklik.

Ticaret sicilinde değişiklik yapılması, bankanın kayıtlarının kendiliğinden her durumda güncellendiği anlamına gelmez.

NIF, Adres ve Banka Hesabı Hazırlığında Sık Yapılan Hatalar

Portekiz’de şirket kuruluşu sırasında sık yapılan hatalardan biri, yalnızca şirketi kuran ana ortağın NIF almasının yeterli olduğunun düşünülmesidir. Bütün gerçek kişi ortakların ve müdürlerin NIF numaraları hazırlanmalıdır.

NIF alınırken mali temsilci veya elektronik tebligat tercihinin açıklığa kavuşturulmaması, vergi bildirimlerinin kaçırılmasına yol açabilir. NIF’in alınmasıyla kişinin bütün vergi yükümlülüklerinin otomatik olarak başladığı veya sona erdiği de düşünülmemelidir.

Şirket merkezi olarak izinsiz bir konut veya yalnızca posta hizmeti sağlayan bir sanal ofis gösterilmesi, banka ve ruhsat işlemlerinde sorun çıkarabilir.

Banka hesabı açılmadan önce ortaklık zincirinin, fon kaynağının ve iş modelinin hazırlanmaması süreci uzatır. Özellikle Türk şirketlerinin ortak olduğu yapılarda apostilli ticaret sicili belgeleri ve gerçek kişi nihai faydalanıcı bilgileri baştan hazırlanmalıdır.

Bir Euro sermayeyle şirket kurulabildiği için banka hesabına hiçbir işletme kaynağı aktarılmaması, şirketin gerçek faaliyet kapasitesi hakkında şüphe oluşturabilir. Kanuni asgari sermaye ile işletmenin fiilî finansman ihtiyacı aynı kavram değildir.

Sonuç

Portekiz’de şirket kuracak Türk vatandaşlarının öncelikle her gerçek kişi ortak ve müdür için Portekiz NIF numarası alması gerekir. Yabancı bir Türk şirketi ortak olacaksa tüzel kişinin Portekiz NIPC ve vergi kayıtları da hazırlanmalı; Türkiye’den alınan şirket belgeleri apostilli ve tercümeli olarak sunulmalıdır.

Portekiz dışında yaşayan Türk vatandaşları bakımından mali temsilci veya elektronik vergi tebligatı sistemi değerlendirilmelidir. Yalnızca NIF alınmasıyla vergi temsilciliği ve bildirim yükümlülüklerinin tamamen sona erdiği varsayılmamalıdır.

Kurulacak şirketin Portekiz’de geçerli bir merkez adresi bulunmalıdır. Bu adres ortaklardan birinin konutu, kiralık ofis veya şartları sağlayan sanal ofis olabilir. Ancak adresin şirket merkezi olarak kullanılmasına hukuken ve sözleşmeyle izin verilmesi gerekir.

Şirket tescilinden sonra kurumsal banka hesabı açılırken şirket sicili, NIPC, ana sözleşme, müdürler, yüzde 5 ve üzeri ortaklar, nihai faydalanıcılar, faaliyet konusu ve fon kaynağı banka tarafından incelenebilir. Şirketin kurulmuş olması bankanın hesabı otomatik açmasını zorunlu kılmaz.

LDA ve Unipessoal LDA şirketlerinde sermaye kuruluş öncesinde yatırılabileceği gibi, ortakların beyanına göre beş iş günü içinde veya ilk mali yılın sonuna kadar şirket hesabına aktarılabilir. Sermaye ödemeleri, ortak borçları ve diğer finansman hareketleri muhasebe kayıtlarında birbirinden ayrılmalıdır.

NIF, şirket merkezi ve banka hesabı işlemlerinin şirket kuruluşundan ayrı değil, aynı hukuki ve mali planın parçaları olarak ele alınması; ticaret sicili, banka, muhasebe ve D2 vizesi süreçlerinde yaşanabilecek gecikmeleri önemli ölçüde azaltacaktır.