Genel Kurul Tutanakları Hangi Usul Eksiklikleri Yüzünden Hükümsüz Sayılabilir?

GİRİŞ

Anonim ve limited şirketlerde genel kurul toplantıları, şirketin ortak iradesinin oluştuğu ve önemli kararların alındığı kurumsal zemini ifade eder. Bu toplantıların içeriği, şekli ve süreci, pay sahiplerinin haklarını doğrudan etkiler. Genel kurulda alınan kararların hukuki geçerliliği, sadece kararın içeriğine değil; usulüne uygun olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğine de bağlıdır.

Bu bağlamda; davet usulündeki eksiklikler, karar nisabının sağlanmaması, itiraz hakkının engellenmesi gibi usule aykırılıklar, alınan kararların iptalini veya yok sayılmasını doğurabilir. Bu makalede, söz konusu usul eksikliklerinin genel kurul tutanaklarını nasıl geçersiz kılabileceği, örnek olaylarla açıklanacak; yatırımcıların ve ortakların haklarını nasıl denetleyebileceği değerlendirilecektir.

---

I. GENEL KURULUN HUKUKİ NİTELİĞİ VE TUTANAKLARIN ÖNEMİ

1.1. Genel Kurul Nedir?

Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) kapsamında anonim şirketlerde en yüksek karar organı genel kuruldur. Ortaklar, şirketin yıllık faaliyetlerini denetlemek, kâr dağıtımı hakkında karar almak, yönetim kurulu üyelerini seçmek veya görevden almak gibi temel haklarını genel kurul aracılığıyla kullanırlar.

1.2. Genel Kurul Tutanağı Neden Önemlidir?

• Alınan kararların yazılı delilidir.

• Tescil ve ilan işlemlerine temel teşkil eder.

• Ortakların itiraz haklarının yazılı olarak kayda geçirilmesini sağlar.

• Pay sahipleri arası anlaşmazlıklarda delil niteliği taşır.

Usule aykırı düzenlenmiş tutanaklar, tüm kararları hükümsüz kılabilir.

---

II. USUL EKSİKLİKLERİ NEDENİYLE HÜKÜMSÜZLÜK SEBEPLERİ

2.1. Davet Usulüne Aykırılıklar

a. Davet Süresi ve Aracı

Genel kurula çağrı, esas sözleşmede özel bir hüküm yoksa TTK m.414’e göre;

• Toplantı tarihinden en az 2 hafta önce,

• Şirketin internet sitesinde ve Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ilan edilerek yapılmalıdır.

Elden tebliğ, e-posta ya da WhatsApp mesajı gibi yollar, kanuni davet yerine geçmez.

b. Gündem Belirtilmemesi

Çağrıda yer almayan bir konu hakkında toplantıda karar alınamaz. Gündem dışı konularda karar alınırsa, bu kararlar yok hükmündedir.

c. Pay Sahiplerinin Bildirilmemesi

Şirketin tüm pay sahipleri usulüne uygun olarak toplantıya çağrılmadıysa, eksik çağrı yapılan ortak açısından alınan kararlar bağlayıcı değildir.

Örnek Olay – Davet Usulsüzlüğü
ABC Gıda A.Ş.’de genel kurul, yalnızca büyük hissedar olan A ortaklığına özel mesaj yoluyla bildirilmiş, diğer %40 hisse sahibi olan B ve C ortaklarına bildirim yapılmamıştır. Toplantıda sermaye artırımı kararı alınmış ve şirketin kontrolü el değiştirmiştir. Daveti usule uygun yapmayan şirketin genel kurul tutanağı, B ve C ortaklarının başvurusu üzerine iptal edilmiştir.

---

2.2. Karar Nisabının Sağlanmaması

a. Toplantı Yeter Sayısı

TTK m.418 uyarınca:

• Genel kurul, esas sermayenin en az dörtte birine sahip ortakların katılımıyla toplanabilir.

• İlk toplantıda nisap sağlanmazsa, ikinci toplantıda sermaye oranı aranmaz.

b. Karar Yeter Sayısı

TTK m.418(3) gereği, genel kararlar için mevcut oyların çoğunluğu yeterlidir. Ancak:

• Ana sözleşme değişikliği

• Faaliyet konusunun değiştirilmesi

• Şirketin birleşmesi
  gibi kararlar için özel nisap aranır (TTK m.421).

Örnek Olay – Nisap Hatası
D İnşaat A.Ş.’de sermaye artırımı kararı, %35 oranında katılım sağlanan toplantıda alınmıştır. Oysa şirket sözleşmesinde özel düzenleme bulunmadığından, bu karar için en az %50 katılım gerekiyordu. Sonradan fark edilen bu eksiklik, kararın iptaline ve yeniden toplantı yapılmasına yol açtı.

---

2.3. İtiraz Hakkının Engellenmesi

Genel kurulda azınlık ortakların, alınan kararlar hakkında itirazlarını tutanağa yazdırma hakkı vardır (TTK m.436). Tutanakta:

• Kimin neye karşı oy kullandığı

• Gerekçeli olarak muhalefet şerhinin yer alması
  zorunludur. Yazılmadığı takdirde ortak, mahkemeye başvuru hakkını fiilen kaybedebilir.

Örnek Olay – İtiraz Tutanağa Yazılmadı
G Tekstil Ltd. Şti.’de azınlık ortağı M.T., alınan yedek akçe kararına karşı çıkmış; sözlü itirazına rağmen bu husus tutanağa geçirilmemiştir. İki yıl sonra şirkete açtığı iptal davası, “itirazın tutanağa yazdırılmaması” nedeniyle usulden reddedilmiş ve hak kaybı doğmuştur.

---

III. TUTANAKLARDA DİĞER USULİ EKSİKLİKLER

3.1. Toplantı Başkanlık Divanı Seçimi

• Başkan, katip ve oy toplayıcının seçilmesi zorunludur.

• Divan seçilmeden doğrudan karar alınması usulsüzlük oluşturur.

3.2. Tutanakta Tarih, Saat, Yer Bilgisi Olmaması

Bu eksiklik, kararın hangi toplantıda ve ne şartlarla alındığının denetlenmesini imkansız hale getirir.

3.3. Katılım Listesinin Eksikliği

Toplantıya katılan ortakların:

• Kimlikleri

• Hisse oranları

• İmza beyanları

olmayan bir tutanak, geçerlilik sorunu yaratır.

---

IV. GEÇERSİZLİK – YOKLUK – İPTAL AYRIMI

---

V. HUKUKİ KORUMA YOLLARI

5.1. İptal Davası Açılması

Usule aykırı olarak alınan kararların iptali için TTK m.445 gereğince;

• Ortaklar

• Yönetim kurulu üyeleri

• Denetçiler
  tarafından, 1 ay içinde Asliye Ticaret Mahkemesi’ne başvurulabilir.

5.2. Yokluğun Tespiti Davası

Ağır usul eksikliği varsa (örneğin çağrısız toplantı, katılım listesi yokluğu), iptal davası yerine tespit davası açılarak kararın yok hükmünde olduğu ileri sürülür.

---

VI. DENETİM VE ÖNLEM ÖNERİLERİ

6.1. Şirket Avukatları ve Ortaklar İçin Kontrol Listesi

• Toplantı çağrısı süresi ve şekli uygun mu?

•  Gündem maddeleri açıkça yazılmış mı?

•  Katılım oranı ve nisap sağlanmış mı?

•  İtirazlar tutanağa geçirildi mi?

•  Katılım listesi ve divan oluşturulmuş mu?

6.2. Tutanakların Noter veya E-imza ile Güvenceye Alınması

• Noter huzurunda yapılan toplantılar, ispat bakımından daha güçlüdür.

• Elektronik genel kurul sistemleri (e-GKS) ile yapılan toplantılar, GİB ve MERSİS ile entegre edilerek güvence altına alınabilir.

---

SONUÇ

Genel kurul tutanakları, şirket kararlarının geçerliliğini doğrudan etkileyen hukuki belgelerdir. Davet usulündeki eksiklikler, karar nisabı hataları, ortakların itirazlarının bastırılması gibi usul ihlalleri, alınan kararları ya iptal ettirir ya da yok hükmünde sayılmasına neden olur. Bu nedenle, her genel kurul öncesinde ve sonrasında usule uygunluk denetimi yapılmalı; tutanaklar özenle düzenlenmeli ve gerektiğinde yargı yollarına başvurulmalıdır. Özellikle azınlık haklarını korumak ve şirket kararlarının geçerliliğini sağlamak adına, her pay sahibinin bu süreçleri yakından takip etmesi, şirket avukatlarının da bu konularda etkin danışmanlık vermesi büyük önem taşır.

Hukuk Fakültesi Öğrencisi Gamze Akbulut