Mediazione obbligatoria nelle controversie commerciali: in quali casi è richiesta e qual è la procedura?

Perché la mediazione è diventata un prerequisito per il contenzioso in materia commerciale? Data la natura della vita commerciale, le controversie, come quelle relative ai crediti derivanti da fatture/bolle di consegna, al risarcimento per inadempimento contrattuale, alle controversie tra concessionari/distributori, alle controversie sui conti correnti e ai rapporti tra assegni e cambiali, si aggravano rapidamente e incidono direttamente sul flusso di cassa di un'azienda. Pertanto, la legge turca ha istituito un sistema che rende il ricorso alla mediazione un "prerequisito" per il contenzioso in determinate controversie commerciali . L'obbligo di mediazione per i casi commerciali è entrato in vigore il 1° gennaio 2019 .

Che cos'è la mediazione obbligatoria (requisito per il contenzioso)?

Per "requisito per l'avvio di un'azione legale" si intende una condizione che deve essere soddisfatta prima che il tribunale possa esaminare il merito della causa . Nel caso di controversie commerciali, tale condizione è che sia stata richiesta la mediazione secondo le modalità previste dalla legge e che il processo si sia concluso con una relazione finale . Se si avvia un'azione legale senza aver prima tentato la mediazione, il tribunale archivierà il caso per motivi procedurali senza pronunciarsi sul merito della controversia .

In quali controversie commerciali è obbligatoria la mediazione?

Per determinare con precisione l'ambito di applicazione della mediazione obbligatoria nelle controversie commerciali, è consigliabile utilizzare un pratico "test a tre domande":

1) La controversia è una "causa commerciale"?

La causa che, ai sensi del Codice Commerciale turco , è considerata una controversia commerciale o disciplinata come tale da altre leggi (ad esempio, vendite commerciali, trasporti, commissioni, conti correnti; controversie in materia di diritto societario; operazioni di cambio, ecc.). La regola della mediazione obbligatoria si applica a una specifica categoria di controversie che rientrano nella definizione di controversie commerciali.

2) La richiesta riguarda il "pagamento di una somma di denaro"?

Nelle controversie commerciali, la mediazione le richieste di risarcimento e indennizzo in cui l'oggetto della controversia è il pagamento di una somma di denaro . In altre parole, non basta che la controversia sia di natura "commerciale"; l'esito della stessa un pagamento monetario .

Esempi tipici nella pratica (di solito nell'ambito della mediazione obbligatoria):

Importo della fattura / costo dei beni/servizi da ricevere
Crediti in conto corrente
Risarcimento danni derivante da inadempimento contrattuale (indennizzo monetario)
Clausole penali / richieste di risarcimento danni contrattuali
Richieste di risarcimento danni derivanti da illeciti commerciali
Crediti monetari quali commissioni, premi e sconti per concessionari

Nota: il termine "tipologia di causa" può talvolta generare confusione. Ciò che conta non è l'etichetta, ma se l'esito della controversia sia di natura pecuniaria. Ad esempio, anche se una causa viene intentata con la denominazione di "risoluzione delle controversie", se di fatto mira a risolvere una controversia relativa a un debito pecuniario e ha come obiettivo finale il pagamento, si pone la questione della mediazione obbligatoria. Poiché nella pratica si possono riscontrare approcci e valutazioni differenti, ricorrere alla mediazione in caso di dubbio spesso riduce il rischio procedurale.

3) Esiste l'arbitrato o un altro metodo obbligatorio di risoluzione alternativa delle controversie?

La legge stabilisce che la mediazione obbligatoria non si applica nei casi in cui esista un accordo arbitrale o quando l'arbitrato o un altro metodo alternativo di risoluzione delle controversie sia richiesto da una legge specifica. Pertanto, è necessario verificare la "clausola arbitrale" nei contratti

Cosa succede se ci sono più richieste?

Nelle controversie commerciali, la maggior parte dei casi non riguarda un'unica pretesa: sia le richieste di risarcimento monetario sia altre tipologie di pretese (come la richiesta di sentenza dichiarativa, la risoluzione del contratto, l'adempimento di un'obbligazione o le ingiunzioni preliminari) possono essere presentate insieme nella stessa istanza. Il punto cruciale è il seguente:

Ciascun reclamo separata a seconda della sua natura.
Se almeno una è una pretesa commerciale per crediti/risarcimenti monetari, questa parte rischia di essere soggetta a requisiti procedurali.
In pratica, in casi come quelli relativi a pretese e domande riconvenzionali "cumulative/alternative/facoltative", si valuta separatamente a quale pretesa si applica l'obbligo di mediazione.

Pertanto, nella formulazione di una strategia di ricorso, la portata della richiesta di mediazione e il contenuto della relazione finale in base alla struttura della richiesta stessa .

Dove presentare la domanda? Come vengono determinati i requisiti di ammissibilità?

Di norma, le richieste di mediazione obbligatoria all'ufficio di mediazione del luogo in cui ha sede il tribunale competente per la materia oggetto della controversia ; nei luoghi in cui non esiste un ufficio di mediazione, la procedura viene gestita dalla cancelleria designata.

La controparte può eccepire la competenza dell'ufficio competente al più tardi durante il primo incontro ; l'eccezione viene portata al tribunale civile, il quale determina rapidamente e in via definitiva l'ufficio competente sulla base degli atti processuali. Questo meccanismo non elimina completamente il rischio di presentare la domanda nell'ufficio sbagliato, ma lo rende correggibile .

Come funziona il processo?

Il seguente diagramma di flusso rappresenta una guida pratica per la mediazione obbligatoria quale prerequisito per l'avvio di un contenzioso nelle controversie commerciali:

1) Applicazione

Il ricorrente (o richiedente) si rivolge all'ufficio di mediazione e fornisce i propri dati di contatto; l'ufficio ha inoltre la facoltà di ricercare tali dati negli archivi ufficiali.

2) Selezione del mediatore

Il mediatore viene nominato dall'ufficio competente a partire da un elenco. Se le parti concordano su un mediatore presente nell'elenco, quest'ultimo viene nominato.

3) Invito e primo incontro

Il mediatore informa le parti e le invita al primo incontro; le procedure di notifica e invito sono documentate. Il principio di informare la parte principale, anche se si tratta di un avvocato, è regolato separatamente.

4) Discussioni e negoziazioni

La mediazione nelle controversie commerciali è la fase negoziale in cui le parti discutono le proprie pretese e difese, la documentazione a supporto e le possibili soluzioni. La riservatezza e le limitazioni all'utilizzo delle prove (spiegate di seguito) garantiscono sia la sicurezza della negoziazione sia il corretto svolgimento di eventuali procedimenti legali successivi.

5) Durata: 6 settimane + 2 settimane di proroga per controversie commerciali

Nelle controversie commerciali in cui la mediazione è un prerequisito per l'avvio di un'azione legale, il mediatore è tenuto a concludere il processo entro 6 settimane dalla data della sua nomina , con la possibilità di prorogarlo di un massimo di 2 settimane in circostanze eccezionali .

La legge include anche disposizioni relative al regime generale di mediazione obbligatoria; inoltre, sono riservati termini/norme temporali specifici in leggi particolari. Pertanto, nel calcolo dei termini temporali nelle controversie commerciali, si fa riferimento alla normativa speciale del Codice di Commercio turco.

6) Minuti finali

La mediazione si conclude con un accordo o un disaccordo, e l'esito in un rapporto . Questo rapporto è il documento essenziale che dimostra che i presupposti per l'avvio di un'azione legale sono stati soddisfatti.

Cosa succede se la relazione finale non viene allegata alla richiesta di risarcimento danni?

Se una causa commerciale viene intentata con l'obbligo di mediazione, il ricorrente deve allegare alla domanda di citazione il verbale dell'accordo finale . In caso contrario, il tribunale concederà al ricorrente un termine perentorio di una settimana per la presentazione del verbale ; se questo non viene presentato entro tale termine, la causa verrà archiviata per motivi procedurali senza essere notificata alla controparte . Qualora si accerti che la causa è stata intentata senza aver prima richiesto l'intervento di un mediatore, la causa verrà archiviata anche per motivi procedurali, in quanto mancava un requisito preliminare per l'avvio di un'azione legale.

Questa disposizione rappresenta in pratica un "filtro procedurale" molto chiaro: a prescindere da quanto solida sia la vostra causa nel merito, non potete procedere se mancano le condizioni necessarie per intentare una causa

Termini di prescrizione, periodi di decadenza e tutele legali provvisorie

Una delle garanzie più importanti nella mediazione obbligatoria è la seguente: i termini di prescrizione sono sospesi e i periodi di decadenza non decorrono nel lasso di tempo che intercorre tra la presentazione della domanda all'ufficio di mediazione e la redazione della relazione finale

Inoltre, se è stato emesso un provvedimento cautelare provvisorio, come ad esempio un sequestro conservativo o un provvedimento cautelare, i termini per la presentazione della causa principale entro un periodo specificato non decorrono . Questo è un aspetto praticamente inestimabile per un commerciante che desidera tutelare i propri crediti.

Costi e spese: chi paga?

Il regime di onorari/spese nella mediazione obbligatoria è anch'esso dettagliato nella legge:

Se le parti sono d'accordo, le spese di mediazione vengono generalmente ripartite equamente (salvo diversamente previsto) e vengono mantenuti determinati limiti minimi.
In caso di disaccordo, l'accordo prevede disposizioni quali il pagamento delle prime due ore di retribuzione a carico del bilancio del Ministero , la ripartizione delle retribuzioni successive a determinate condizioni e la loro classificazione come spese legali.
Il regolamento specifica inoltre come verranno coperte le spese obbligatorie sostenute dall'ufficio e come verranno recuperate dalla parte che verrà successivamente ritenuta responsabile.

Questo quadro di riferimento rende gestibile, nella maggior parte dei casi commerciali, la questione se la mediazione sarà costosa.

Sono previste sanzioni per la mancata partecipazione al primo incontro?

Sì. Nella mediazione obbligatoria partecipazione al primo incontro senza una valida giustificazione può avere conseguenze negative in termini di spese processuali e onorari legali. In pratica, ciò ha lo scopo soprattutto di scoraggiare la strategia di "non presentarsi per prolungare la negoziazione".

Riservatezza e regola "non probatoria"

Per creare uno spazio sicuro attraverso la mediazione, sono importanti due principi fondamentali:

Riservatezza: Il mediatore (e, di norma, le parti e i partecipanti alla negoziazione) sono tenuti a mantenere riservate tutte le informazioni e i documenti appresi durante il processo di mediazione.
Dichiarazioni e documenti non possono essere utilizzati come prove: inviti alla mediazione, offerte fatte durante le negoziazioni, dichiarazioni di accettazione e documenti prodotti esclusivamente per la mediazione essere presentati come prove o utilizzati come base per una sentenza in successivi procedimenti giudiziari/arbitrali (le eccezioni sono limitate).

Pertanto, nella mediazione, l'approccio più appropriato è quello di evitare dichiarazioni eccessivamente esplicite che "rompono l'equilibrio", ma di stabilire un linguaggio negoziale misurato e orientato alla soluzione.

Quali vantaggi si ottengono raggiungendo un accordo? L'efficacia giuridica del documento di accordo

Se si raggiunge un accordo tramite mediazione, le parti ne definiscono la portata e redigono un documento di transazione. È possibile ottenere una clausola di vincolatività per il documento di transazione ; se la mediazione è stata richiesta prima di intentare una causa, la clausola viene generalmente richiesta al tribunale civile di primo grado del luogo in cui ha operato il mediatore.

Vi è anche una conseguenza molto pratica nelle controversie commerciali: fatte salve le eccezioni previste dalla legge, soprattutto in questo ambito, se il documento di conciliazione è firmato congiuntamente dagli avvocati e da un mediatore , il documento può essere considerato una sentenza senza necessità di una clausola di esecutività .

E la conseguenza più cruciale: se si raggiunge un accordo tramite mediazione, non sarà possibile intentare successivamente alcuna causa legale. Ciò crea un effetto di "chiusura definitiva".

Preparativi essenziali che aumentano le probabilità di successo della mediazione nei casi commerciali:

Contratto, modulo d'ordine, corrispondenza di offerta-accettazione
Fatture, bolle di consegna, ricevute, registri di servizio
Estratto conto corrente / riconciliazione / avviso
Set di dati utilizzato come base per il calcolo della data di default e degli interessi
In caso di reclamo per prestazione difettosa/incompleta, sono richiesti documentazione fotografica, rapporti, constatazioni e documenti di reso
Scenari di piano di pagamento (pagamento in contanti/impegno/garanzia/struttura con assegno e cambiale)
Analisi delle clausole relative ad arbitrato, giurisdizione e risoluzione delle controversie (fondamentale per la definizione dell'ambito di applicazione dei requisiti in materia di contenzioso)

Domande frequenti

1) Cosa succede se presento una causa per debito commerciale senza prima aver richiesto l'intervento di un mediatore?
Se il caso rientra nell'ambito dei requisiti procedurali, il tribunale lo archivierà per motivi procedurali senza entrare nel merito.

2) Ho dimenticato di allegare la relazione finale alla petizione, il caso è chiuso?
Il tribunale di solito un termine tassativo di una settimana ; se la relazione non viene presentata entro tale termine, il caso viene archiviato per motivi procedurali.

3) Il termine di prescrizione decorre durante il processo di mediazione? Il termine di prescrizione è sospeso dalla presentazione della domanda alla relazione finale ; il periodo di decadenza non decorre.

4) Cosa succede se l'altra parte non si presenta al primo incontro?
Ciò potrebbe comportare sanzioni sfavorevoli in merito alle spese processuali e agli onorari legali.

La mediazione obbligatoria nelle controversie commerciali, se applicata correttamente, rafforza la possibilità di "collusione nel recupero crediti"; tuttavia, se applicata in modo errato, che può portare all'archiviazione del caso per motivi procedurali . I principali fattori che ne determinano l'ambito di applicazione la natura commerciale e se la richiesta riguardi un pagamento/risarcimento monetario . Iniziare il processo nel modo corretto, ottenere una relazione finale adeguata e adempiere a tutti i requisiti procedurali con la relativa documentazione di supporto riduce sia le perdite di tempo che i rischi economici. La strategia nei casi commerciali è: "Prima la sicurezza procedurale, poi una negoziazione efficace e, infine, se necessario, il contenzioso".

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