Constitución de empresas en Italia: Documentos necesarios, costes y proceso

¿Cómo constituir una empresa en Italia?

En Italia, la constitución de una empresa es un proceso que consta de varias etapas, comenzando con la selección del tipo de empresa y extendiéndose hasta la obtención de un número de identificación fiscal, la redacción de los estatutos, la legalización ante notario, el pago del capital, la inscripción en el Registro Mercantil y la obtención de todos los permisos necesarios.

Los ciudadanos turcos y las empresas establecidas en Turquía pueden constituir una empresa en Italia o asociarse con una empresa italiana ya existente, siempre que cumplan los requisitos necesarios. El portal oficial de inversiones de Italia explica que existen diversos modelos de empresa, sucursal e inversión disponibles para personas físicas y jurídicas extranjeras que deseen establecer una presencia comercial en el país.

Sin embargo, el proceso de constitución de una empresa no se limita a elegir un nombre y solicitar su registro. Es necesario considerar conjuntamente la actividad de la empresa, los requisitos de capital, la estructura de propiedad, los directivos, si tendrá una sede física en Italia, la contratación de empleados y los planes de los fundadores de residir en Italia.

Por ejemplo, los documentos de constitución y los permisos necesarios para un empresario que solo quiera vender en línea en el mercado de la Unión Europea no serán los mismos que los necesarios para un inversor que quiera abrir un restaurante, una tienda o una planta de producción en Italia.

Por lo tanto, en la primera etapa se deben responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué tipo de empresa se creará?
• ¿La empresa tendrá un solo accionista o varios?
• ¿Los socios serán personas físicas o jurídicas?
• ¿El gerente vivirá en Italia o en Turquía?
• ¿Dónde estarán ubicadas la sede central y el lugar de operaciones de la empresa?
• ¿La actividad requiere un permiso especial?
• ¿El propósito de la empresa es exclusivamente comercial, o también incluye un plan de residencia y trabajo?

La lista de documentos, los costos de establecimiento y el cronograma del proceso variarán según las respuestas a estas preguntas.

¿Qué tipos de empresas se pueden establecer en Italia?

Antes de constituir una empresa en Italia, es necesario elegir el marco legal adecuado. Los modelos más frecuentemente considerados por los inversores turcos son los siguientes:

• SRL, que significa sociedad de responsabilidad limitada clásica,
• SRLS, que significa Sociedad de Responsabilidad Limitada Simplificada,
• SPA, que significa sociedad anónima pública,
• Ditta Individuale, que significa empresa unipersonal,
• Empresas unipersonales como SNC o SAS,
• Sucursal italiana de una empresa turca,
• Oficina de enlace o de representación.

Las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) son uno de los modelos más utilizados por los inversores extranjeros. Pueden constituirse con una o más personas físicas o jurídicas como socios, y sus estatutos pueden modificarse para adaptarlos a las necesidades de la empresa.

Las SRLS pueden constituirse con un capital menor; sin embargo, solo las personas físicas pueden ser socias y deben utilizarse unos estatutos sociales estándar.

Por otro lado, las SPA son adecuadas para inversiones y estructuras corporativas de mayor envergadura. El Consejo Nacional de Notarios de Italia establece que el capital mínimo para una SPA es de 50.000 euros y que al menos el 25% de dicho capital debe desembolsarse en el momento de su constitución.

Ditta Individuale es una empresa unipersonal dirigida por una sola persona con responsabilidad personal. Si bien el proceso de constitución es más sencillo, el individuo puede ser responsable de las deudas de la empresa con su patrimonio personal.

Elegir el tipo de empresa incorrecto puede acarrear problemas futuros de conversión, impuestos, transferencia de acciones y relaciones con socios. Por lo tanto, el tipo de empresa no debe determinarse únicamente en función de los bajos costos de constitución.

Documentos requeridos para ciudadanos turcos

Cuando un ciudadano turco se convierte en socio o gerente de una empresa en Italia, generalmente se requieren los siguientes documentos:

• Pasaporte válido,
• Código Fiscal,
• Un documento que muestra la dirección de residencia en Turquía
• Certificado de nacimiento o certificado de estado civil, si fuera necesario
• Declaraciones de aceptación de la asociación y la gestión,
• Información sobre el beneficiario final,
• Documentos que demuestren el origen de los fondos o el capital,
• Si la transacción se va a realizar por medio de un representante, se requiere un poder notarial especial
• Documentos de ingresos y profesionales que el banco solicitará.

Para las autoridades italianas, el número de identificación básico de un extranjero es el Codice Fiscale. La Administración Tributaria italiana indica que las personas que residen fuera de Italia pueden solicitar el Codice Fiscale a través de las autoridades consulares italianas en su país de residencia.

El Codice Fiscale no implica que una persona sea residente fiscal en Italia. Este número permite la identificación para trámites notariales, bancarios, fiscales, de alquiler y de registro de empresas.

El nombre, apellido, fecha y lugar de nacimiento que figuran en el pasaporte deben coincidir exactamente con los registros del Código Fiscal. Una traducción incorrecta de los caracteres turcos, la omisión de segundos nombres o una ortografía errónea del lugar de nacimiento pueden ocasionar problemas posteriormente.

Documentos requeridos si una empresa turca es socia

Una sociedad de responsabilidad limitada o una sociedad anónima constituida en Turquía puede convertirse en socio de una SRL o SPA que se constituya en Italia.

En este caso, se requiere una documentación más completa en comparación con un socio individual. Generalmente, se pueden solicitar los siguientes documentos:

• La Gaceta del Registro Mercantil vigente de la empresa turca,
• Certificado de actividad,
• Certificado de registro de la Cámara de Comercio,
• Los estatutos de la empresa,
• La estructura de asociación actual,
• Un documento que enumera a las personas autorizadas para representar y obligar a la empresa
• Circular de firma,
• Decisión del órgano rector sobre la constitución de una empresa o la incorporación de un socio en Italia
• La decisión muestra el monto de la inversión y el porcentaje de participación
• Declaración del beneficiario final,
• Pasaporte y número de Codice Fiscale del representante autorizado,
• Poder notarial especial.

La decisión del órgano autorizado de la empresa turca debe incluir todos los elementos esenciales de la inversión que se va a realizar. La decisión debe indicar claramente el nombre de la empresa italiana que se constituirá, su capital, el capital que aportará la empresa turca, el porcentaje de participación, el firmante autorizado y, si procede, el candidato para el consejo de administración.

Para poder utilizar los documentos en Italia, es posible que sea necesario apostillarlos y traducirlos al italiano por un traductor jurado u oficial.

El notario italiano verificará si la persona que representa a la empresa turca está debidamente autorizada. Si la autorización no consta claramente en los documentos, el proceso podría posponerse y podría solicitarse una nueva resolución o un poder notarial.

Servicios de apostilla y traducción

En la mayoría de los casos, los documentos oficiales emitidos en Turquía requieren una apostilla y una traducción al italiano para poder ser utilizados en Italia.

Una apostilla es un proceso de certificación internacional que verifica la autoridad del organismo oficial del país donde se emitió el documento para firmarlo y sellarlo.

Dependiendo del tipo de documento, la facultad para expedir una apostilla puede ser ejercida por las gobernaciones de distrito, las gobernaciones provinciales o las autoridades judiciales.

La decisión de si el proceso de apostilla se realiza antes o después de la traducción del documento debe planificarse según el tipo de documento y su uso previsto. En la práctica, suele ser habitual obtener primero la apostilla para el documento turco y, posteriormente, traducir el documento y el texto de la apostilla al italiano.

La traducción;

• Traductora certificada en Italia,
• El intérprete está reconocido por el consulado italiano
• Traducción jurada ante un tribunal italiano,
• Otro método aceptado por un notario o consulado

Puede que sea necesario hacerlo a través de [el sistema/plataforma].

No todos los notarios o instituciones tienen los mismos métodos de aceptación de documentos. Por lo tanto, es importante obtener la aprobación del notario y el abogado italianos que gestionarán el proceso antes de traducir los documentos.

¿Es posible constituir una empresa en Italia mediante un poder notarial?

Puede que no sea obligatorio que un inversor turco esté presente en Italia durante todas las etapas de la constitución de la empresa. Con un poder notarial adecuado y completo, una parte importante del proceso de constitución puede gestionarse a través de un representante.

Es posible que sea necesario estipular explícitamente en el poder notarial las siguientes facultades:

• Para establecer una empresa italiana,
• Firma del documento de constitución y los estatutos sociales
• Comprometer capital,
• Aceptación de acciones de la empresa,
• Nombrar un gerente de la empresa,
• Ejecución de transacciones de Codice Fiscale,
• Solicitud de inscripción en el Registro Mercantil
• Seguimiento de los procedimientos del IVA y tributarios,
• Abrir una cuenta bancaria,
• Firma del contrato de arrendamiento de la sede de la empresa
• Realizar procesos de PEC y firma digital,
• Elaboración de solicitudes de permisos y licencias.

Un poder notarial debe ser lo más concreto y específico posible. Un poder notarial demasiado general podría no ser considerado suficiente por un notario italiano.

Por el contrario, otorgar al agente poderes muy amplios, como cambiar el capital de la empresa, incorporar nuevos socios, vender acciones o contraer deudas, puede generar riesgos para el inversor.

Por lo tanto, el borrador del poder notarial debe ser revisado por un abogado y un notario italianos antes de ser firmado en Turquía.

¿Cómo obtener el Codice Fiscale?

Los socios, directores y particulares de empresas que realicen transacciones oficiales en Italia podrían estar obligados a obtener un Codice Fiscale.

Según el comunicado oficial de la Administración Tributaria italiana, los extranjeros que residen fuera de Italia pueden solicitar su número de identificación fiscal a las autoridades consulares italianas en su país de residencia.

Alternativamente, la solicitud puede realizarse en persona o mediante un poder notarial adecuado ante la oficina tributaria competente en Italia.

Por lo general, para solicitar un Codice Fiscale se requiere un pasaporte y un formulario de solicitud. Sin embargo, si la solicitud se realiza a través de un representante, también podría requerirse un poder notarial y los documentos de identificación del representante.

Una vez obtenido el código fiscal, deberá utilizarse el mismo número en las gestiones ante notario, en bancos y en el registro mercantil.

Nombre de la empresa y campo de actividad

Antes de constituir la empresa, es necesario elegir un nombre comercial adecuado. El nombre seleccionado no debe generar confusión con empresas ya existentes, no debe infringir los derechos de marcas registradas y no debe inducir a error.

El Registro Mercantil es un sistema centralizado que contiene información oficial y actualizada de las empresas. Los registros incluyen el nombre de la empresa, su forma jurídica, domicilio, socios, directores, capital y datos sobre su actividad comercial.

El ámbito de actividad debe formularse de manera que abarque el trabajo real que la empresa llevará a cabo.

Un ámbito de actividad muy limitado podría requerir una modificación de los estatutos sociales al cambiar de sector en el futuro. Por el contrario, un ámbito de actividad excesivamente amplio e impreciso podría generar problemas con bancos, notarios y autoridades competentes.

Los códigos de actividad ATECO de la empresa también deben ser coherentes con la actividad real. El código de actividad es:

• El régimen tributario,
• estatus de seguridad social,
• permisos municipales,
• cualificaciones profesionales,
• Obligaciones en materia de seguridad laboral

Puede tener un efecto.

Documentos necesarios para la dirección de la sede de la empresa

Para que una empresa se establezca en Italia, debe tener un domicilio social registrado.

Sede de la empresa;

• Los bienes inmuebles de la empresa,
• Oficina en alquiler,
• Espacio de coworking,
• Servicio profesional de domiciliación,
• Oficina virtual que cumple con los requisitos

Podría ser.

Para demostrar el derecho a utilizar la dirección, se podrá solicitar un contrato de alquiler, un permiso de uso o un contrato de servicios.

La dirección registrada de una empresa puede diferir de su lugar de actividad real. Una tienda, restaurante, almacén, planta de fabricación o sucursal también puede registrarse como una unidad local.

Utilizar una propiedad residencial como sede de una empresa puede no ser viable para todas las actividades comerciales. Es necesario revisar los contratos de arrendamiento, las normativas municipales y las reglas de propiedad horizontal.

Documento de Estatutos y Constitución

Para la constitución de sociedades anónimas como las SRL y las SPA, los estatutos sociales y el acta de constitución son documentos esenciales.

Estos documentos generalmente contienen los siguientes puntos:

• Nombre de empresa,
• Sede de la empresa,
• Tema de actividad,
• Duración de la empresa,
• Importe del capital,
• Participaciones de los socios,
• El método de pago del capital,
• Modelo de gestión,
• Poderes de representación,
• Decisiones del consejo de socios,
• Año fiscal,
• Distribución de beneficios,
• La empresa cesará sus operaciones.

Los estatutos de una SRL pueden detallarse para satisfacer las necesidades específicas de los socios. Se pueden añadir disposiciones como la transferencia de acciones, el derecho de adquisición preferente, el nombramiento de administradores, el derecho de veto y la retirada de la sociedad.

En el caso de las SRLS, se utiliza el texto legal estándar y las disposiciones estándar no pueden modificarse. El Consejo Nacional de Notarios de Italia establece que el documento de constitución de la SRLS debe redactarse conforme al modelo estándar en presencia de un notario, y que el capital puede oscilar entre 1 euro y 9.999,99 euros.

Acuerdo de Accionistas

En las empresas con varios socios, es aconsejable no basarse únicamente en los estatutos sociales.

Un acuerdo de accionistas independiente puede regular los siguientes asuntos:

• Deberes y responsabilidades laborales de los socios,
• Obligación de aportar nuevo capital,
• Cláusula de no competencia
• Seguridad,
• Derechos de propiedad intelectual,
• Transferencia de acciones,
• Derecho de preferencia,
• El derecho a vender y arrastrar juntos,
• Resolución de puntos muertos en asociación igualitaria,
• Derechos de administración y veto,
• Método para abandonar la empresa.

En las empresas constituidas conjuntamente, especialmente por socios turcos e italianos, es importante documentar claramente el idioma, la gestión y las relaciones financieras.

Procedimientos notariales

En la constitución de sociedades SRL, SRLS y SPA, el notario desempeña un papel fundamental. El Consejo Nacional de Notarios de Italia considera la constitución de sociedades como una de las transacciones esenciales en las que un notario proporciona seguridad jurídica.

Notario;

• Las identidades de los fundadores,
• El poder de representación de los socios de entidades legales,
• La legalidad de los estatutos sociales,
• Condiciones de pago del capital,
• El nombramiento de gerentes,
• Información sobre el beneficiario final,
• Validez de los documentos extranjeros

Él lo comprueba.

A partir del 15 de diciembre de 2021, es posible constituir sociedades de responsabilidad limitada (SRL, por sus siglas en inglés) que cumplan ciertas condiciones mediante videoconferencia y escrituras oficiales electrónicas en presencia de un notario público.

Sin embargo, la constitución de una empresa en línea no es automáticamente aplicable a todos los inversores extranjeros ni a todos los tipos de capital. Es necesario evaluar la verificación de identidad, la firma electrónica, el capital en efectivo y otros requisitos técnicos.

Pago de capital

El porcentaje y el método de aportación de capital durante la constitución de una empresa varían según el tipo de empresa.

En una SRL (pequeña y mediana empresa) clásica, si el capital es de 10 000 € o más, se puede desembolsar al menos el 25 % del capital en efectivo en una sociedad con varios accionistas. En las sociedades con un solo accionista, puede ser necesario desembolsar la totalidad del capital.

Si el capital de la SRL se fija por debajo de 10.000 €, el importe íntegro deberá abonarse en efectivo en el momento de su constitución.

En las SRLS, el capital oscila entre 1 € y 9.999,99 € y se abona íntegramente en efectivo en el momento de la constitución.

El capital mínimo requerido para un contrato de compraventa es de 50.000 €, y se exige un pago inicial mínimo del 25 % en el momento de la constitución.

Los pagos de capital se realizan a través de un notario, un banco o un canal determinado según el tipo de empresa. El comprobante de pago debe adjuntarse al expediente de constitución.

Si el capital se envía desde Turquía, la descripción de la transferencia bancaria, el remitente, la cuenta del destinatario y la decisión sobre el capital deben ser coherentes.

Documentos necesarios para abrir una cuenta bancaria

Los bancos italianos pueden realizar controles detallados de identificación de clientes y de prevención del blanqueo de capitales en empresas con asociaciones extranjeras.

El banco podrá solicitar los siguientes documentos:

• Documento de constitución de la empresa,
• Estatutos sociales,
• inscripción en el Registro Mercantil,
• Código Fiscal y Partita IVA,
• Pasaportes de socios y gerentes,
• Documentos de dirección,
• Declaración del beneficiario final,
• Plan de negocios de la empresa,
• Facturación estimada y perfil del cliente,
• La fuente de capital,
• Documentos bancarios y de ingresos de los socios,
• Estados financieros de la empresa en Turquía.

El hecho de que una empresa esté constituida no implica que el banco esté obligado a abrir una cuenta. El banco puede rechazarla si considera que no existe actividad económica, que la documentación es insuficiente o que no se puede justificar el origen de los fondos.

Por lo tanto, esto no debe considerarse un detalle técnico a tener en cuenta al final del proceso de configuración de la cuenta bancaria.

Registro mercantil

En Italia, las nuevas actividades comerciales deben registrarse en el Registro delle Imprese. La Administración Tributaria también explica que iniciar un nuevo negocio en Italia requiere la inscripción en el Registro Mercantil, gestionado por las Cámaras de Comercio.

El notario envía el documento de constitución de la empresa al Registro Mercantil correspondiente.

Tras el registro, la empresa puede obtener su certificado de registro oficial, la visura camerale. Este documento contiene información sobre la empresa;

• Título,
• DIRECCIÓN,
• Tipo legal,
• Fecha de establecimiento,
• Su capital,
• Fogonadura,
• Gerentes,
• Tema de actividad,
• Partita IVA y número de identificación fiscal,
• Dirección PEC

Contiene información como esta.

Sistema ComÚnica

Comunicazione Unica centraliza todas las notificaciones de las empresas relativas a su constitución e inicio de operaciones ante diversas instituciones públicas en un único procedimiento electrónico.

En general, a través de este sistema;

• Registro Mercantil,
• Agencia de Entradas,
• INPS,
• INAIL,
• SUAP cuando sea necesario

Las notificaciones son de obligado cumplimiento.

El portal del Registro Mercantil indica que las solicitudes de Comunicación Única pueden presentarse electrónicamente a través del sistema Telemaco.

La inscripción de una empresa en el registro no implica automáticamente la obtención de todos los permisos necesarios para operar. En los sectores regulados se requieren solicitudes adicionales.

IVA y registro fiscal

Una empresa necesita un número de IVA para realizar sus actividades comerciales.

La Administración Tributaria italiana indica que los particulares extranjeros necesitan el Codice Fiscale para realizar transacciones con instituciones públicas y el correspondiente registro de IVA para las actividades comerciales.

El número de identificación fiscal y el número de identificación a efectos del IVA de la empresa se generan durante el proceso de constitución. También puede ser necesario registrarse en el VIES si se van a realizar transacciones comerciales de bienes o servicios con empresas dentro de la Unión Europea.

Los tipos del IVA, las obligaciones de facturación y las prácticas fiscales específicas pueden variar en función del tipo de actividad empresarial.

PEC y firma digital

Las empresas italianas están obligadas a tener una dirección de correo electrónico registrada, denominada PEC (Correo Electrónico Personalizado).

PEC es la dirección oficial para notificaciones electrónicas. Las notificaciones de la administración tributaria, los tribunales, el Registro Mercantil u otras instituciones públicas pueden enviarse a esta dirección.

El gerente de la empresa debe supervisar periódicamente la cuenta PEC. No leer la notificación podría no impedir que se cumplan los plazos.

Las firmas digitales son obligatorias para las solicitudes de inscripción en el Registro Mercantil, los estados financieros anuales y diversas transacciones electrónicas.

Una firma digital no es solo una herramienta técnica de inicio de sesión, sino también una herramienta que permite realizar transacciones legales en nombre de una empresa. La información de acceso debe estar protegida de forma segura.

Declaración final del beneficiario

Las partes que ejercen el control efectivo y los beneficiarios finales de las empresas italianas pueden estar sujetos a la obligación de informar en virtud de la legislación contra el blanqueo de capitales.

El Registro Imprese gestiona un sistema oficial específico para las transacciones de los beneficiarios finales.

Si existe un socio extranjero, simplemente nombrar al socio directo podría no ser suficiente. También podrían requerirse los nombres de los socios y controladores individuales de la empresa turca.

La información incorrecta o incompleta sobre el beneficiario final puede acarrear sanciones administrativas y problemas con las transacciones bancarias.

SUAP, SCIA y Licencias de Operación

La inscripción de una empresa en el Registro Mercantil no otorga automáticamente el derecho a iniciar ninguna actividad comercial.

Sectores como los restaurantes, cafeterías, hoteles, tiendas minoristas, producción de alimentos, atención médica, centros de belleza, construcción, transporte o energía pueden requerir permisos de los municipios e instituciones privadas.

SUAP es la ventanilla única local para la tramitación de solicitudes de actividades comerciales y manufactureras. Según la actividad, se pueden presentar la notificación de inicio de SCIA, el permiso sanitario, el certificado de cumplimiento de la normativa contra incendios, el permiso ambiental o los documentos de cualificación profesional.

La duración y el coste de estos permisos pueden variar de una ciudad a otra.

Costes de constitución de empresas en Italia

El coste de constituir una empresa no es una cifra fija. Varía en función del tipo de empresa, el capital, el número de socios, la cantidad de documentos extranjeros, los honorarios del notario, la ciudad y el sector de actividad.

Los gastos generales incluyen:

Capital de la empresa

El capital de la empresa no es un gasto; es un activo de la empresa. Sin embargo, es la financiación inicial que el fundador debe reservar.

Las SRLS requieren entre 1 € y 9.999,99 €; las SRL requieren un capital mayor dependiendo del modelo de negocio; las SPA requieren un capital mínimo de 50.000 €.

Honorarios del notario

En la constitución de sociedades de responsabilidad limitada (SRL) y sociedades de responsabilidad limitada (SPA), se genera un cargo notarial. Este cargo puede variar según el capital, el alcance de los estatutos, la presencia de socios extranjeros y la complejidad de la transacción.

Si bien SRLS se beneficia de los honorarios notariales para sus documentos de constitución estándar, los gastos de traducción, registro, consultoría y otros costos siguen vigentes.

Tasas del Registro Mercantil y de la Cámara de Comercio

Se pueden realizar pagos por concepto de inscripción, servicios de secretaría, derechos de timbre, cuotas anuales de membresía y documentos de inscripción.

Honorarios legales y de consultoría

La elección del tipo de empresa, los estatutos, el contrato de sociedad, la documentación extranjera, los visados ​​y la planificación fiscal transfronteriza conllevan costes de servicios profesionales.

Honorarios del contador

Para la constitución de la empresa, la Partita IVA, el régimen fiscal, la contabilidad y las declaraciones anuales, es necesario trabajar con un mercantilista.

Costes de apostilla y traducción

Los costes de la apostilla, la legalización notarial y la traducción al italiano de documentos pertenecientes a personas físicas o jurídicas turcas varían en función del número de documentos.

Gastos de dirección y oficina

Se puede pagar un alquiler y un depósito por una oficina virtual, un espacio de coworking, una oficina física, un almacén o una tienda.

PEC y firma digital

La cuenta PEC genera costos por el uso de un dispositivo de firma digital o la firma y autenticación en la nube.

Comisiones bancarias y por transferencia de dinero

Se deben tener en cuenta los costes de apertura de cuenta, las comisiones bancarias mensuales, los gastos por transferencias SWIFT y de divisas.

Tarifas de licencia

Dependiendo de la actividad, pueden aplicarse tasas municipales, sanitarias, de bomberos, medioambientales, de la cámara profesional o de permisos sectoriales.

¿Cómo se debe calcular el costo total promedio?

En Italia, al elaborar un presupuesto para la constitución de una empresa, se deben crear cuatro grupos de costes separados:

1. Capital social: Cantidad que se incluirá en el patrimonio propio de la empresa.
2. Los gastos de constitución, que se realizan una sola vez, incluyen: honorarios de notario, registro, traducción, apostilla y consultoría.
3. Los gastos fijos anuales incluyen contabilidad, PEC (Procesamiento de Correo Electrónico), cuotas de la cámara de comercio, gastos de dirección y declaración.
4. Los gastos operativos incluyen alquiler, salarios de los empleados, inventario, licencias, seguros y gastos fiscales.

Elaborar un presupuesto empresarial basado únicamente en los honorarios de notario y las tasas de registro sería engañoso.

Incluso una SRLS (Institución Registrada de Seguridad Social) con bajo capital tendrá gastos anuales de contabilidad, domicilio y cumplimiento normativo. Incluso las empresas inactivas pueden tener ciertas obligaciones de registro e impuestos.

¿Cuál es el período de configuración?

El proceso de registro de empresas en Italia varía según las particularidades de la solicitud.

Una SRL sencilla con socios italianos y la documentación en regla puede constituirse rápidamente. Sin embargo, si hay un socio o una empresa turca, el proceso puede prolongarse debido a la apostilla, la traducción, el Codice Fiscale y las comprobaciones bancarias y del beneficiario final.

El proceso general consta de las siguientes etapas:

• Planificar la estructura de la empresa,
• Preparación de documentos,
• Obtención del Codice Fiscale,
• Proyecto de estatutos sociales,
• Nombramiento de notario,
• Pago de capital,
• inscripción en el Registro Mercantil,
• Transacciones Partita IVA y PEC,
• Cuenta bancaria,
• Permisos de operación.

Aunque el proceso notarial y el registro estén completos, es posible que la cuenta bancaria o las licencias aún no estén listas.

Por lo tanto, no se deben hacer promesas definitivas como "La empresa estará plenamente operativa en unos días" sin un examen exhaustivo del expediente específico del caso.

Instalación remota y en línea

En determinadas circunstancias, la constitución de una SRL (Pequeña y Mediana Empresa) puede realizarse por videoconferencia en presencia de un notario. El Consejo Nacional de Notarios de Italia anunció que, a partir del 15 de diciembre de 2021, la escritura de constitución de una SRL puede redactarse como documento oficial electrónico mediante videoconferencia.

Sin embargo, para este método;

• Verificación de identidad de los fundadores,
• Firma electrónica apropiada,
• La plataforma digital del notario,
• Pago del capital en la forma acordada,
• Verificación previa de documentos

es necesario.

En los casos que involucren entidades legales extranjeras como socios, capital en especie o documentos de autorización complejos, un proceso notarial presencial puede ser más apropiado.

¿Constituir una empresa en Italia otorga un permiso de residencia?

Completar el registro de una empresa no otorga automáticamente a un ciudadano turco el derecho a residir y trabajar en Italia.

La persona puede ser el único socio o director de una empresa italiana; sin embargo, debe poseer el visado y el permiso de residencia adecuados para vivir y trabajar efectivamente en Italia.

En función de la situación específica, se pueden evaluar diferentes opciones de visado, como visados ​​para trabajadores autónomos, visados ​​para empresas emergentes, visados ​​para inversores o transferencias dentro de la misma empresa.

Por lo tanto, los documentos de constitución de la empresa y los documentos de inmigración son archivos separados. No debe asumirse que la conversión automática de la residencia se producirá una vez establecida la empresa.

Los errores más comunes que se cometen en las organizaciones

El error más común es preparar un poder notarial incompleto o incorrecto.

El segundo error es que la decisión de inversión de la empresa turca no especificaba claramente la información sobre las acciones y el capital.

El tercer error es que la apostilla y la traducción de los documentos no fueron certificadas por un notario italiano.

El cuarto error consiste en una discrepancia entre los registros del Codice Fiscale y la información del pasaporte.

El quinto error consiste en no investigar los nombres y las marcas de las empresas.

El sexto error consiste en pensar que 1 euro de capital es suficiente para cubrir las necesidades reales de una empresa.

El séptimo error consiste en suponer que la cuenta bancaria se abrirá automáticamente.

El octavo error consiste en creer que la inscripción en el Registro Mercantil sustituye a la licencia comercial.

El noveno error consiste en no llevar un registro de la cuenta PEC (Eficiencia de Costos del Producto).

El décimo error consiste en suponer que el registro de la empresa otorga automáticamente las credenciales de acceso.

Hoja de ruta para el establecimiento paso a paso

El primer paso consiste en definir el modelo de negocio, el tipo de empresa y el público objetivo de la sesión.

En la segunda etapa, se deben determinar los socios, los gerentes, el capital y los porcentajes de participación.

En la tercera etapa, se deben preparar los documentos de las personas físicas y jurídicas turcas.

En la cuarta etapa, se debe completar el proceso de apostilla y traducción al italiano.

En la quinta etapa, se debe obtener el Codice Fiscale para socios y gerentes.

En la sexta etapa, se deben determinar el nombre de la empresa, la dirección y el campo de actividad.

En la séptima etapa, se deben preparar los estatutos sociales y el acuerdo de socios.

En la octava etapa, se deberá establecer un plan de pago de capital y un plan bancario.

El trámite notarial debe completarse en la novena etapa.

El décimo paso consiste en que la empresa se registre en el Registro Mercantil.

En la undécima etapa, se deben completar la Partita IVA, el PEC, la firma digital y los registros del beneficiario final.

En el duodécimo paso se debe abrir una cuenta bancaria.

En la decimotercera etapa, se deben obtener las licencias SUAP, SCIA y sectoriales.

En la decimocuarta etapa, se deben establecer los sistemas de contabilidad, facturación, personal e impuestos.

En la decimoquinta etapa, si el inversor va a trabajar en Italia, las solicitudes de visado y permiso de residencia correspondientes deberán tramitarse por separado.

¿Por qué es importante el apoyo legal?

En Italia, el papel del abogado en la constitución de una empresa no se limita a preparar una lista de documentos.

Abogado;

• Identificar el tipo de empresa apropiado,
• Planifica la estructura de asociación y gestión,
• Él/Ella prepara los estatutos sociales y el contrato de sociedad
• Las empresas turcas controlan sus decisiones
• Crea un borrador de poder notarial
• Coordina el proceso de apostilla y traducción
• Él/Ella realiza el seguimiento de las transacciones notariales y del registro mercantil,
• Evalúa los permisos de actividad,
• Separamos el proceso de registro de la empresa del proceso de residencia
• Analiza los riesgos transfronterizos entre Turquía e Italia.

Especialmente cuando hay varios socios, socios extranjeros o una inversión elevada, incluso una deficiencia menor en los documentos de constitución puede provocar retrasos en el proceso y requerir la preparación de nuevos documentos.

Conclusión

La constitución de una empresa en Italia es un proceso que consta de varias etapas y que requiere la gestión simultánea de la preparación de documentos, la legalización notarial, el capital, el registro mercantil, los impuestos y los permisos de funcionamiento.

Los ciudadanos turcos y las empresas establecidas en Turquía pueden constituir sociedades en Italia. Sin embargo, la documentación requerida difiere entre socios individuales y socios corporativos.

Para personas físicas turcas, la documentación requerida incluye pasaporte, Código Fiscal, domicilio, origen del capital y poder notarial (si procede). Para empresas turcas, la documentación necesaria son certificados del Registro Mercantil, estatutos sociales, autorizaciones de representación, resolución de inversión, apostilla y traducción al italiano.

La legalización notarial es obligatoria para la constitución de sociedades de responsabilidad limitada (SRL) y sociedades de responsabilidad limitada (SPA). Tras la firma del acta constitutiva, la empresa se inscribe en el Registro Mercantil. El Registro Mercantil es la fuente oficial de datos que contiene la información legal, financiera y administrativa de la empresa.

Los costos de constitución de una empresa no se limitan únicamente al capital. También deben presupuestarse por separado los gastos de notaría, registro, traducción, apostilla, contabilidad, honorarios legales, domicilio social, correo electrónico certificado (PEC), firma digital, comisiones bancarias y licencias.

El plazo de constitución varía en función de si se dispone de la documentación necesaria, la presencia de socios extranjeros, la debida diligencia bancaria y si la operación requiere permisos.

La inscripción de la empresa en el Registro Mercantil no implica automáticamente la obtención de todos los permisos de funcionamiento ni que el fundador extranjero haya adquirido el derecho a trabajar en Italia. Los trámites para obtener las licencias de funcionamiento, el visado y el permiso de residencia deben realizarse por separado.

Una documentación debidamente preparada, un presupuesto inicial realista y una coordinación legal profesional son esenciales para un comienzo seguro y sostenible de la inversión de una empresa en Italia.