如果公司未按规定保存强制性会计记录，将会产生哪些法律后果？

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账簿是商业企业公司架构的基石，不仅是会计记录，更是一套记录公司合法透明运营活动的体系。根据《土耳其商法典》（“TCC”）和《税收程序法》（“TPL”）的规定，这些账簿必须保存，且必须准确、定期地进行处理，并经公证。这直接影响公司的内部控制及其与第三方的关系。.

本文将详细评估公司有义务保存的会计记录、未能妥善保存这些记录的法律后果、公证的重要性、它们在商业诉讼中的证据价值以及实践案例。.

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一、哪些是强制性的商业账簿？

1.1. 股份公司和有限责任公司的强制性账簿（土耳其商法典第64-66条）

无论公司类型如何，所有资本公司都必须保存以下账簿：

• 日记（每日记事本）

• 大账簿

• 库存账簿

• 股份登记册（股份公司）

• 董事会决议簿（适用于股份公司）

• 大会会议及审议记录

• 董事会决议簿（适用于有限公司）

1.2 电子账簿

对于税务总局 (GIB) 指定的公司，电子账簿应用也已成为强制性要求。但是，与公证不同，电子账簿应用采用在税务总局系统中注册并加盖时间戳的方式。.

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二、登记簿的保存程序和规则

2.1 公证

根据土耳其商法典规定，必须保存的会计账簿：

• 首次使用前必须经过公证员正式认证。.

• 结账确认是在下一个运营期的第一个月进行的（例如，对于日记账）。.

在电子账簿中，使用数字时间戳代替公证认证。.

2.2. 连续性和规律性

• 笔记本应该保持整齐有序，不得遗漏任何条目或涂改。.

• 装修工程应该通过会计更正分录来记录，而不是通过绘制图纸来记录。.

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三、未按程序保存会计账簿的法律后果

3.1. 商业案件中证据价值的丧失

根据土耳其商法典第64/5条，未按规定程序保存的账簿不能作为对被告有利的证据。在法庭上：

• 当各方提交账簿并遵守程序后，这些账簿将被视为证据。.

• 但是，未经认证、遗漏或伪造的账簿在法庭上将不予采纳。.

案例研究：
X纺织公司提起诉讼，声称供应商未交付货物，而该公司已支付38万土耳其里拉。然而，该公司的会计记录缺乏官方认证。法院认定该公司的记录无效，并以证据不足为由驳回了此案。

3.2. 从税收处罚法角度来看的后果

根据《税收程序法》第30条：

• 保留未经认证的账簿

• 完全没有记账。

• 不提交会计记录接受检查
  构成逃税，将受到逃税处罚和特别违规处罚。

案例研究：
一家工程有限公司因2023年会计账目中少报销售收入而接受审计。然而，该公司从未对其会计账目进行过认证。在这种情况下，所有账目均被忽略，该公司需就估计收入120万土耳其里拉缴纳税款。

3.3 监禁风险

虽然土耳其刑法典没有直接规定不保存会计记录的犯罪行为，但如果与伪造文件或不当得利等行为有关，则可能导致司法调查和监禁。.

3.4 对破产和清算程序的负面影响

在破产或清算程序中，只有通过妥善保存的会计记录才能确定公司的真实财务状况。不完整或无效的记录：

• 清算过程耗时更长。

• 债权人排序问题引发了争议。

• 这会导致资产识别和清算方面出现问题。

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四、公证认证的实际重要性

4.1. 官方证据价值

经公证的账簿：

• 在商事法庭上，它构成确凿证据。

• 如果准备妥当，内容将被视为可接受。

4.2 时间戳函数

由于经过公证，账簿得以保存：

• 它是什么时候创建的？

• 它的有效期至哪一年？

• 谁扣押着他？

这一点可以确定。这使得追溯处理成为不可能。.

警告：
如果公证员发现账簿是在事后编制和认证的，则可能导致伪造官方文件的指控。

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五、实践案例分析

情景：
D环球外贸有限公司2022年营业额达1500万土耳其里拉，但忘记在财年末进行账簿认证。2023年，一位外国投资者启动了一项合作尽职调查程序。

然而：

• 未经认证的每日账簿

• 会议记录簿是空的。

• 从未保存过库存登记册。

这种情况导致投资者撤资。与此同时，由于税务审计认定相关记录无效，该公司面临200万土耳其里拉的罚款。.

公司不仅要发展壮大，而且必须依法维护其账目，这一点至关重要。否则，它将失去外部审计、投资、诉讼和公共管理部门的信任。.

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六、常见错误及解决方法

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七、审计和建议

• 所有账簿必须在每年年底确认已结清。

• 账簿的期初核算必须在新年开始之前完成。

• 决策手册不仅应用于管理决策，还应用于关键的公司治理交易。

• 全体大会必须按时召开，并做好会议记录。

• 公司律师应与财务顾问一起检查账簿是否合法合规。

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结论

按照法规要求保存公司必要的会计记录，不仅对税务合规至关重要，而且对于在商业关系和法律诉讼中建立可靠的文档体系也至关重要。公证能够证明记录的准确性和及时性，从而增强其证据效力。所有公司都应将这些记录视为法律保障的工具，而不仅仅是“形式”。否则，其后果可能包括投资损失、商业声誉受损、刑事责任以及事实举证困难。.

法学院学生 Gamze Akbulut