Quali vizi procedurali possono invalidare i verbali dell'Assemblea Generale?

ENTRATA

Nelle società per azioni e a responsabilità limitata, le assemblee generali rappresentano la sede istituzionale in cui si forma la volontà collettiva della società e si prendono le decisioni più importanti. Il contenuto, la forma e lo svolgimento di tali assemblee incidono direttamente sui diritti degli azionisti. La validità giuridica delle decisioni prese in assemblea generale dipende non solo dal contenuto della decisione, ma anche dal fatto che sia stata attuata secondo le procedure previste.

In tale contesto, irregolarità procedurali quali carenze nel processo di invito, mancato raggiungimento del quorum necessario per le decisioni e impedimento del diritto di ricorso possono comportare l'annullamento o la nullità delle decisioni adottate. Il presente articolo illustrerà, attraverso studi di caso, come tali carenze procedurali possano invalidare i verbali delle assemblee generali e valuterà le modalità con cui investitori e azionisti possono esercitare i propri diritti.

---

I. NATURA GIURIDICA DELL'ASSEMBLEA GENERALE E IMPORTANZA DEI SUOI ​​VERBALI

1.1. Che cos'è un'Assemblea Generale?

Secondo il Codice Commerciale Turco (TCC), l'organo decisionale supremo di una società per azioni è l'assemblea generale. Gli azionisti esercitano i loro diritti fondamentali attraverso l'assemblea generale, come la supervisione dell'attività annuale della società, le decisioni in materia di distribuzione degli utili e l'elezione o la revoca dei membri del consiglio di amministrazione.

1.2. Perché i verbali dell'Assemblea Generale sono importanti?

• Si tratta di una prova scritta delle decisioni prese.

• Costituisce la base per le procedure di registrazione e pubblicazione.

• Garantisce che i diritti di opposizione dei soci siano messi per iscritto.

• Serve come prova nelle controversie tra azionisti.

I verbali redatti in modo improprio possono rendere nulle e prive di effetto tutte le decisioni prese.

---

II. MOTIVI DI INVALIDITÀ DOVUTI A CARENZE PROCEDURALI

2.1. Irregolarità nelle procedure di invito

a. Periodo di invito e intermediario

Salvo diversa disposizione nello statuto, la convocazione dell'assemblea generale avviene secondo quanto previsto dall'articolo 414 del Codice commerciale turco;

• Almeno 2 settimane prima della data della riunione,

• Ciò deve essere fatto annunciandolo sul sito web dell'azienda e nella Gazzetta Ufficiale del Registro delle Imprese turco.

La consegna a mano, via e-mail o tramite messaggio WhatsApp non costituisce una citazione legale.

b. Mancata specificazione dell'ordine del giorno

Nel corso della riunione non si possono prendere decisioni su argomenti non inclusi nell'invito. Qualsiasi decisione presa su questioni non previste all'ordine del giorno è da considerarsi nulla e priva di effetto.

c. Mancata segnalazione agli azionisti

Se non tutti gli azionisti della società sono stati debitamente invitati all'assemblea, le decisioni prese non sono vincolanti per l'azionista non regolarmente invitato.

Caso di studio – Irregolarità nell'invito:
Presso ABC Gıda A.Ş., l'assemblea generale è stata notificata solo all'azionista di maggioranza, A, tramite messaggio privato, mentre gli altri azionisti, B e C, che detengono il restante 40% delle quote, non sono stati informati. In assemblea è stata deliberata una variazione di capitale e il controllo della società è passato di mano. Il verbale dell'assemblea generale, che non si era svolta secondo la procedura corretta, è stato annullato su richiesta degli azionisti B e C.

---

2.2. Mancato raggiungimento del quorum per le decisioni

a. Quorum per la riunione

Secondo l'articolo 418 del Codice commerciale turco:

• L'assemblea generale può riunirsi con la partecipazione degli azionisti che detengono almeno un quarto del capitale sociale.

• Se alla prima riunione non si raggiunge il quorum, il requisito relativo al capitale sociale non è necessario alla seconda riunione.

b. Quorum per le decisioni

Secondo l'articolo 418(3) del Codice commerciale turco, per le decisioni generali è sufficiente la maggioranza dei voti presenti. Tuttavia:

• Modifica dello statuto sociale

• Cambiare l'attività aziendale

• le fusioni aziendali
  richiedono un quorum specifico (Codice commerciale turco, articolo 421).

Caso di studio – Errore di quorum:
Presso la D Construction Inc., la decisione di aumentare il capitale sociale è stata presa in un'assemblea con una partecipazione del 35%. Tuttavia, poiché lo statuto sociale non prevedeva una specifica disposizione in merito, era richiesta una partecipazione minima del 50% per tale decisione. Questa mancanza, scoperta in seguito, ha portato all'annullamento della decisione e alla convocazione di una nuova assemblea.

---

2.3. Ostruzione del diritto di appello

Gli azionisti di minoranza hanno il diritto di far verbalizzare le proprie obiezioni in merito alle decisioni prese in assemblea generale (Codice Commerciale Turco, Articolo 436). Il verbale deve riportare quanto segue:

• Chi ha votato per cosa

• presentare un'opinione dissenziente motivata
  . In caso contrario, il partner potrebbe perdere di fatto il diritto di ricorrere in appello.

Caso di studio – Obiezione non verbalizzata:
MT, azionista di minoranza di G Tekstil Ltd. Şti., si è opposto alla decisione relativa ai fondi di riserva; nonostante la sua obiezione verbale, questa non è stata verbalizzata. Due anni dopo, la causa intentata per annullare la decisione è stata respinta per motivi procedurali a causa della "mancata verbalizzazione dell'obiezione", con conseguente perdita dei diritti.

---

III. ALTRE CARENZE PROCEDURALI NEL VERBALE

3.1. Elezione del presidium dell'assemblea

• L'elezione del presidente, del segretario e dello scrutatore è obbligatoria.

• Prendere decisioni direttamente senza eleggere un consiglio costituisce un'irregolarità.

3.2. Assenza di informazioni su data, ora e luogo nel verbale

Questa lacuna rende impossibile verificare in quale riunione e in quali condizioni sia stata presa la decisione.

3.3. Elenco dei partecipanti incompleti

Partner presenti all'incontro:

• Identità

• Percentuali di quota

• Dichiarazioni di firma

Un record inesistente crea un problema di validità.

---

IV. DISTINZIONE TRA INVALIDITÀ – INESISTENZA – CANCELLAZIONE

---

V. METODI DI TUTELA LEGALE

5.1. Presentazione di una domanda di annullamento

Ai sensi dell'articolo 445 del Codice commerciale turco, le decisioni prese in violazione della procedura possono essere annullate;

• Partner

• membri del consiglio

• I revisori dei conti
  possono presentare un'istanza al Tribunale Commerciale di Primo Grado entro un mese.

5.2. Provvedimento per l'accertamento dell'assenza

In presenza di gravi irregolarità procedurali (ad esempio, convocazione dell'udienza senza preavviso, mancanza di un elenco dei partecipanti), è possibile presentare un'azione di accertamento dichiarativo anziché un'azione di annullamento, sostenendo che la decisione è nulla e priva di effetto.

---

VI. RACCOMANDAZIONI PER L'ISPEZIONE E LE MISURE PREVENTIVE

6.1. Lista di controllo per avvocati e soci aziendali

• I tempi e il formato dell'invito alla riunione sono appropriati?

•  I punti all'ordine del giorno sono stati messi per iscritto in modo chiaro?

•  La percentuale di partecipazione e il quorum sono stati raggiunti?

•  Le obiezioni sono state verbalizzate?

•  È stato redatto l'elenco dei partecipanti e il consiglio direttivo?

6.2. Autenticazione del verbale con firma notarile o elettronica

• Gli incontri tenuti alla presenza di un notaio forniscono prove più solide.

• Le riunioni tenute tramite sistemi elettronici di assemblea generale (e-GKS) possono essere protette integrandoli con GİB e MERSİS.

---

CONCLUSIONE

I verbali delle assemblee generali sono documenti legali che incidono direttamente sulla validità delle decisioni aziendali. Violazioni procedurali come irregolarità nella procedura di convocazione, errori nel quorum e soppressione delle obiezioni degli azionisti possono invalidare le decisioni o renderle nulle. Pertanto, è necessario effettuare verifiche di conformità procedurale prima e dopo ogni assemblea generale; i verbali devono essere redatti meticolosamente e, se necessario, si devono intraprendere azioni legali. È di fondamentale importanza che ogni azionista segua attentamente queste procedure e che i legali della società forniscano una consulenza efficace in materia, soprattutto per tutelare i diritti delle minoranze e garantire la validità delle decisioni aziendali.

Gamze Akbulut, studente della Facoltà di Giurisprudenza