Transfert de données personnelles à l'étranger et exigences légales

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Le transfert de données personnelles à l'étranger constitue l'un des enjeux juridiques majeurs du monde des affaires numérisé. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent des infrastructures de messagerie, des systèmes CRM, des services de stockage cloud, des logiciels de gestion des ressources humaines, des programmes comptables, des outils d'assistance en direct, des technologies publicitaires et analytiques, des systèmes de paiement ou des plateformes de gestion de la relation client via des prestataires de services basés à l'étranger. Par conséquent, une entreprise située en Turquie peut transférer des données personnelles à l'étranger, parfois même sans le savoir.

Par exemple, l'utilisation par une entreprise de Google Workspace, Microsoft 365, AWS, MetaPixel, Google Analytics, HubSpot, Salesforce, Mailchimp, Zoom, Slack, de fournisseurs d'hébergement étrangers, d'établissements de paiement internationaux ou de logiciels de gestion des ressources humaines basés à l'étranger peut soulever la question du transfert de données personnelles à l'étranger. De même, le fait pour une entreprise turque de transmettre des données de ses employés à sa maison mère à l'étranger, de stocker des données clients sur un serveur étranger, de traiter les informations relatives aux commandes de ses clients de commerce électronique dans un système CRM étranger ou d'utiliser des cookies publicitaires tiers sur son site web peut également être considéré comme un transfert de données à l'étranger.

En Turquie, le transfert de données personnelles à l'étranger est régi par l'article 9 de la loi n° 6698 relative à la protection des données personnelles. La loi n° 7499, publiée au Journal officiel le 12 mars 2024, a apporté des modifications importantes à cet article et est entrée en vigueur le 1er juin 2024. Ces modifications ont introduit de nouvelles mesures de protection appropriées, telles que les contrats types et les règles d'entreprise contraignantes, pour les transferts de données à l'étranger.

Par conséquent, lors de l'évaluation des transferts de données à l'étranger, la simple affirmation « nous avons obtenu un consentement explicite » ne suffit plus, contrairement à ce qui se fait souvent. Le nouveau système exige un examen par étapes : il convient d'abord d'évaluer les exigences générales en matière de traitement des données, puis de statuer sur l'adéquation des mesures, les garanties appropriées ou les dérogations à la réglementation applicable aux transferts.

Qu’est-ce que le transfert de données personnelles à l’étranger ?

Le transfert de données personnelles à l'étranger désigne la transmission, l'accessibilité ou le traitement technique de données personnelles situées en Turquie à une personne physique ou morale, un responsable du traitement des données, un sous-traitant, un serveur, un fournisseur de services cloud, une société du groupe, une plateforme logicielle ou une organisation internationale située à l'étranger.

Le transfert de données ne se limite pas à l'envoi actif d'e-mails. Le stockage de données personnelles sur des serveurs situés à l'étranger, l'accès à distance à des données en Turquie par un prestataire de services étranger, la transmission d'informations utilisateur à des plateformes publicitaires étrangères via des cookies, la saisie d'informations client dans un logiciel CRM étranger ou l'accès aux données des employés par une filiale étrangère peuvent également être considérés comme des transferts de données à l'étranger.

À ce stade, les déclarations des responsables du traitement des données telles que « nous saisissons les données en Turquie » ou « nous ignorons l'emplacement du serveur » sont insuffisantes. Le flux de données des logiciels, de l'infrastructure cloud, des technologies publicitaires, du service de messagerie, du système de gestion de la relation client et de l'infrastructure de paiement utilisés doit faire l'objet d'un examen technique. En effet, au regard de la loi sur la protection des données personnelles, il est essentiel de déterminer si les données personnelles sont effectivement transférées à un destinataire situé à l'étranger ou si elles deviennent accessibles depuis l'étranger.

Le nouveau régime de transfert de données prévu à l'article 9 de la KVKK (loi sur la protection des données personnelles)

Suite à la modification de l'article 9 de la loi relative à la protection des données personnelles (KVKK), un régime à plusieurs niveaux a été mis en place pour le transfert de données personnelles à l'étranger. Selon l'Autorité de protection des données personnelles, ce système comprend généralement trois étapes : l'obtention d'une décision de compétence concernant le pays, le secteur ou l'organisation internationale destinataire des données ; à défaut de décision de compétence, la mise en œuvre de l'une des garanties appropriées prévues par la loi ; et, en l'absence de toute garantie, des transferts exceptionnels ne sont possibles que dans des cas limités et ponctuels.

Toutefois, avant d'aborder ces trois étapes, une condition fondamentale doit être rappelée : le transfert de données personnelles à l'étranger constitue également un traitement de données personnelles. Par conséquent, le traitement de données doit être conforme à l'article 5 de la loi allemande sur la protection des données personnelles (KVKK) ou, s'agissant de catégories particulières de données personnelles, à l'article 6 de la KVKK. Autrement dit, le transfert doit être licite non seulement au regard de l'article 9, mais également au regard des conditions générales de traitement des données.

Par exemple, le transfert des informations relatives aux commandes d'un client de commerce électronique vers un système d'intégration de fret étranger peut être nécessaire à l'exécution du contrat. Le transfert des informations salariales d'un employé à sa société mère à l'étranger à des fins de reporting doit faire l'objet d'une évaluation distincte au regard de l'intérêt légitime ou de l'obligation contractuelle. Si des catégories particulières de données personnelles, telles que des données de santé, des données biométriques ou des données relatives aux condamnations pénales, sont concernées, les conditions plus strictes prévues à l'article 6 de la loi allemande sur la protection des données personnelles (KVKK) doivent être prises en compte.

Première méthode : Obtenir une décision d'admissibilité

La première étape du nouveau régime est la décision d'adéquation. Conformément à l'article 9 de la loi relative à la protection des données personnelles, les données personnelles peuvent être transférées à l'étranger si l'une des conditions de traitement prévues aux articles 5 et 6 de ladite loi est remplie et si une décision d'adéquation a été rendue concernant le pays, les secteurs de ce pays ou l'organisation internationale destinataire des données.

La décision d'adéquation est une décision du Conseil de protection des données indiquant que le pays ou le secteur vers lequel les données seront transférées assure un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel. Cette décision présente un avantage pratique pour les responsables du traitement des données. En effet, si le transfert a lieu vers un pays ayant fait l'objet d'une décision d'adéquation, des mécanismes tels que les contrats types, les règles d'entreprise contraignantes ou l'approbation du Conseil de protection des données peuvent ne pas être requis.

Cependant, la page de l'Autorité de protection des données personnelles relative aux transferts de données à l'étranger indique que l'Autorité n'a pas encore statué sur les pays assurant un niveau de protection adéquat. Par conséquent, en pratique, de nombreuses entreprises ne peuvent actuellement pas transférer de données sur la base d'une décision d'adéquation ; les transferts doivent généralement être évalués en fonction de garanties appropriées ou d'exceptions limitées.

Deuxième option : Des garanties appropriées

En l’absence de décision d’adéquation, des garanties appropriées doivent être mises en place pour le transfert de données à caractère personnel à l’étranger. Une garantie appropriée est un mécanisme juridique qui assure à la personne concernée la possibilité d’exercer ses droits et d’accéder à des voies de recours effectives dans le pays de destination, même en l’absence de décision d’adéquation.

Conformément à l'article 9 de la loi relative à la protection des données personnelles (KVKK), les garanties appropriées comprennent les accords conclus entre institutions publiques ou organisations internationales qui ne revêtent pas le caractère de contrats internationaux, l'approbation du conseil d'administration, les règles d'entreprise contraignantes, les contrats types et les engagements écrits contenant des dispositions visant à assurer une protection adéquate, sous réserve de l'approbation du conseil d'administration. Les déclarations de l'Autorité indiquent que ces méthodes constituent des mécanismes auxquels il est possible de recourir lorsqu'une décision d'adéquation n'est pas disponible.

En pratique, des méthodes d'assurance appropriées revêtent une grande importance, notamment pour les entreprises. En effet, celles qui utilisent des services cloud, des logiciels CRM, des plateformes de ressources humaines, des filiales de groupes internationaux, des établissements de paiement internationaux ou des services d'assistance technique à l'étranger ne peuvent généralement pas se prévaloir des exceptions relatives aux « transferts accessoires » pour leurs transferts réguliers et continus. Ces entreprises doivent donc évaluer des outils d'assurance adaptés, tels que des contrats types, des règles d'entreprise contraignantes ou des engagements.

Contrats standards

L'une des méthodes les plus pratiques du nouveau régime de transfert est l'utilisation de contrats types. Ces contrats types, publiés par l'Autorité de protection des données personnelles, permettent de transférer des données personnelles à l'étranger. Par sa décision du 4 juin 2024 (n° 2024/959), l'Autorité a adopté et publié sur son site internet des modèles de contrats types, des règles d'entreprise contraignantes, des formulaires de demande et des guides d'utilisation.

L'établissement a élaboré quatre modèles de contrats types : transferts entre responsables du traitement des données, entre responsable du traitement des données et sous-traitant, entre sous-traitants et entre sous-traitant et responsable du traitement. Cette distinction est essentielle, car une mauvaise appréciation du statut juridique des parties au transfert pourrait entraîner l'application d'un contrat type inapproprié. Ces quatre types de contrats sont également répertoriés sur la page de l'établissement consacrée aux contrats types.

Par exemple, si une entreprise de commerce électronique turque transfère des données clients à un fournisseur de CRM étranger, il s'agit généralement d'un transfert du responsable du traitement à un sous-traitant. Inversement, si une entreprise turque transfère des données clients à un partenaire commercial indépendant étranger pour traitement à ses propres fins, il s'agit d'un transfert d'un responsable du traitement à un autre. Enfin, si un prestataire de services agissant en tant que sous-traitant transfère des données à un sous-traitant ultérieur, il s'agit d'un transfert d'un sous-traitant ultérieur à un autre.

L'un des principaux avantages des contrats types réside dans le fait qu'ils permettent le transfert de données sans autorisation préalable de l'Autorité. Toutefois, la signature d'un contrat type ne suffit pas. Conformément à l'article 9 de la loi relative à la protection des données personnelles, le contrat type doit être notifié à l'Autorité dans un délai de cinq jours ouvrables suivant sa signature. Afin de faciliter et d'accélérer cette notification, l'Autorité a mis à disposition un module de notification des contrats types.

Points à prendre en compte dans les contrats types

L'une des erreurs les plus fréquentes lors de la rédaction d'un contrat type est de croire que l'obligation prend fin dès la signature. Or, pour être valable, un contrat type doit être établi, signé par les parties concernées, la qualité des signataires doit être établie et il doit être notifié à l'institution compétente dans les délais impartis.

L'annonce récente de l'Autorité de protection des données personnelles concernant les points à prendre en compte dans les contrats types stipule que ces contrats doivent être signés par les parties cédantes ou par des personnes autorisées à les représenter et à signer en leur nom ; que le contrat est invalide en l'absence de signature valide ; que des signatures doivent figurer sur le texte turc même s'il est conclu dans une langue étrangère ; et que les documents attestant du pouvoir de signature doivent être soumis à l'Autorité.

Par conséquent, les entreprises ne doivent pas considérer la procédure contractuelle standard comme une simple « signature de formulaires ». Il est crucial d'identifier correctement les parties au transfert, de définir précisément les catégories de données, de concrétiser les finalités du transfert, de s'assurer que les mesures techniques et administratives reflètent la situation réelle, de spécifier des mesures supplémentaires pour les catégories particulières de données et de respecter le délai de notification de cinq jours ouvrables.

Par ailleurs, même en cas d'utilisation d'un contrat type, le responsable du traitement des données reste soumis aux obligations générales du RGPD. Il convient de mettre à jour les informations, de réviser l'inventaire des données, d'indiquer clairement les destinataires étrangers et les finalités des transferts, de définir un cadre réglementaire distinct pour le traitement des données avec les prestataires de services tiers et de mettre en œuvre des mesures de sécurité.

Règles d'entreprise contraignantes

Les règles d'entreprise contraignantes constituent une méthode importante de transfert de données à l'étranger, notamment pour les groupes multinationaux. En cas de transfert régulier et systématique de données personnelles entre les sociétés du groupe opérant dans plusieurs pays, il peut s'avérer difficile d'établir des accords types distincts pour chaque transfert. Dans ce cas, la mise en place de règles d'entreprise contraignantes à l'échelle du groupe peut être envisagée.

Selon la déclaration de l'Autorité, les règles d'entreprise contraignantes sont des règles de protection des données utilisées pour le transfert de données personnelles à l'étranger par les sociétés de groupes multinationaux opérant dans des pays où la protection adéquate n'est pas assurée, et qui garantissent par écrit une protection adéquate. Les entreprises concernées doivent en faire la demande auprès de l'Autorité en remplissant le formulaire prévu à cet effet.

Les règles d'entreprise contraignantes constituent un outil de conformité puissant pour les sociétés holding qui transfèrent des données au sein de groupes, les entreprises internationales, les multinationales du secteur technologique, les entreprises ayant recours à la gestion globale des ressources humaines et celles gérant des bases de données clients internationales. Toutefois, cette méthode est plus complexe qu'un contrat classique, car elle exige une préparation, une politique interne, un audit, l'exercice des droits, la responsabilisation, un mécanisme de traitement des réclamations et l'approbation du conseil d'administration.

Engagement et approbation du conseil d'administration

Une méthode de sauvegarde appropriée consiste en un engagement écrit contenant des dispositions visant à assurer une protection adéquate et l'approbation du Conseil d'administration. Cette méthode peut s'avérer pertinente lorsqu'un contrat type n'est pas disponible ou lorsque les parties doivent établir un engagement spécifique en raison de la nature particulière du transfert.

La déclaration de l'Autorité concernant le transfert de données à l'étranger indique que, compte tenu des nécessités sectorielles ou régionales qui empêchent les transferts via des engagements standard, les transferts ne peuvent être effectués que si les parties soumettent au Conseil, pour approbation, un engagement contenant leurs engagements en matière de protection des données personnelles.

La méthode des engagements étant soumise à l'approbation du Conseil, sa mise en œuvre est plus longue et plus rigoureuse que celle des contrats types. La demande doit clairement démontrer les pouvoirs des parties, les catégories de données, la finalité du transfert, le pays destinataire, les mesures techniques et administratives, les droits de la personne concernée, les mécanismes de mise en œuvre et les mesures de sécurité. Si les engagements constituaient un outil essentiel de l'ancien système, l'introduction des contrats types dans le nouveau régime a considérablement allégé cette contrainte.

Cas de transfert accidentel

Sauf décision d'adéquation et mise en place de garanties appropriées, le transfert de données personnelles à l'étranger n'est possible que dans des circonstances exceptionnelles et ponctuelles. Le terme « ponctuelles » est ici essentiel. Ces exceptions ne sauraient s'appliquer aux transferts de données réguliers, continus, systématiques et répétitifs.

Selon la déclaration de l'Autorité, les transferts accessoires ne sont possibles que si l'une des rares circonstances prévues par la loi et le règlement est réunie. Ces circonstances incluent : le consentement explicite de la personne concernée après avoir été informée des risques potentiels ; la nécessité du transfert pour l'exécution d'un contrat ; la nécessité du transfert pour la conclusion ou l'exécution d'un contrat conclu dans l'intérêt de la personne concernée ; l'intérêt public supérieur ; la nécessité de la constatation, de l'exercice ou de la protection d'un droit ; la protection de la vie ou de l'intégrité physique en cas d'impossibilité de fait ; et le transfert à partir d'un registre public sous certaines conditions. L'Autorité précise également que ces exceptions doivent être interprétées de manière restrictive.

Par conséquent, s'appuyer sur l'exception d'« obtention du consentement explicite de la partie concernée » pour les services cloud étrangers, les logiciels CRM, l'infrastructure de messagerie, les pixels publicitaires ou les plateformes de ressources humaines que les entreprises utilisent régulièrement est souvent risqué. Dans le cadre du nouveau régime, le consentement explicite n'est plus une solution générale, notamment pour les transferts réguliers ; il est devenu un mécanisme limité, applicable dans des cas ponctuels et exceptionnels, à condition que la personne concernée soit informée des risques potentiels.

Transfert à l'étranger avec consentement explicite

Le consentement explicite pour les transferts de données à l'étranger n'a pas été totalement supprimé. Toutefois, son statut a évolué sous le nouveau régime. Auparavant, les entreprises cherchaient souvent à obtenir un consentement explicite pour les transferts de données à l'étranger. Désormais, ce consentement doit être considéré comme une exception, dans les rares cas où les garanties adéquates font défaut et où le transfert est fortuit.

Pour que le consentement explicite soit valable, la personne concernée doit être informée des risques potentiels liés au transfert. De plus, ce consentement doit être spécifique, éclairé et donné librement. Les déclarations générales et abstraites telles que « Je consens au transfert de mes données personnelles à l’étranger » sont insuffisantes. Il convient de préciser aussi concrètement que possible quelles données sont transférées, vers quel pays, à quel destinataire et à quelles fins.

Exiger un consentement explicite comme condition d'accès au service, notamment pour les transferts internationaux non indispensables à la fourniture du service, peut soulever des questions de libre arbitre. Par exemple, si l'accès à un site web est refusé à une personne sans qu'elle ait explicitement consenti à l'utilisation de cookies publicitaires, la question de la liberté de consentement devient alors sujette à caution. Par conséquent, le mécanisme de consentement explicite doit être conçu avec soin.

Analyses que les entreprises doivent effectuer lorsqu'elles exportent des marchandises à l'étranger

Les entreprises souhaitant déterminer si elles transfèrent des données à l'étranger doivent d'abord établir une cartographie et un inventaire de leurs données. Elles doivent répondre à des questions telles que : quelles données personnelles sont collectées, où sont-elles stockées, quels prestataires de services sont utilisés, où sont situés les serveurs, qui a accès aux données, quelles sociétés du groupe les reçoivent, quels cookies sont utilisés et quelles plateformes étrangères reçoivent les données ?.

Dans un second temps, il convient de déterminer le statut des parties. L'entreprise établie en Turquie est-elle responsable du traitement ou sous-traitant ? Le destinataire à l'étranger est-il responsable du traitement ou sous-traitant ? Le transfert s'effectue-t-il d'un responsable du traitement à un sous-traitant, d'un responsable du traitement à un autre, ou d'un sous-traitant à un sous-traitant ultérieur ? Cette détermination influe directement sur le choix du contrat type applicable.

Dans un troisième temps, il convient d'évaluer la continuité du transfert. S'agit-il d'un transfert régulier et systématique, ou d'un transfert purement ponctuel ? Un système CRM fonctionnant quotidiennement, un cookie publicitaire actif en permanence ou des sauvegardes régulières dans le cloud ne peuvent être considérés comme ponctuels. En revanche, l'envoi de certains documents à un tribunal étranger dans le cadre d'une affaire exceptionnelle, ou une transaction unique à la demande de la personne concernée, peuvent être considérés comme des transferts ponctuels.

Dans une quatrième étape, un mécanisme de transfert approprié doit être choisi. En l'absence de décision d'éligibilité et si le transfert est régulier, le contrat type constitue l'option la plus pratique pour la plupart des entreprises. Pour les transferts intragroupes au sein de groupes multinationaux, des règles d'entreprise contraignantes peuvent être envisagées. Dans des cas particuliers, une lettre d'engagement et l'approbation du conseil d'administration peuvent être requises. Les cas exceptionnels doivent être interprétés de manière restrictive et ne sauraient servir de solution générale pour les transferts continus.

Sites web, cookies et transfert de données à l'étranger

Lorsqu'il s'agit de transfert de données à l'étranger, la plupart des entreprises pensent uniquement aux contrats ou aux bases de données clients. Pourtant, les cookies et les outils tiers utilisés sur les sites web peuvent également entraîner des transferts de données à l'étranger.

Par exemple, Google Analytics, Meta Pixel, TikTok Pixel, LinkedIn Insight Tag, les logiciels d'assistance en direct à l'étranger, les services de cartographie, les outils d'intégration vidéo ou les régies publicitaires peuvent transmettre les adresses IP des utilisateurs, les informations relatives à leurs appareils, leurs données comportementales ou les identifiants de cookies à des destinataires situés à l'étranger. Dans ce cas, il convient de prendre en compte à la fois l'obligation d'obtenir un consentement explicite et des informations concernant les cookies, ainsi que les conditions de transfert des données à l'étranger.

Il ne suffit pas d'afficher simplement « nous avons une politique relative aux cookies » sur un site web. Il est essentiel d'identifier techniquement quels cookies sont réellement utilisés ; les cookies non essentiels ne doivent pas être activés sans le consentement de l'utilisateur ; et si des cookies sont transférés à l'étranger, cela doit être mentionné dans la politique relative aux cookies et la politique de confidentialité générale. Il convient également d'examiner si un accord-cadre ou d'autres garanties appropriées sont nécessaires.

Transfert de catégories particulières de données personnelles

Le transfert de données personnelles sensibles à l'étranger est une question particulièrement délicate. Les données telles que les données de santé, les données biométriques, les données génétiques, les informations à caractère sexuel, les condamnations pénales et les mesures de sécurité, les opinions politiques, les convictions religieuses, l'appartenance à une secte ou à un syndicat figurent parmi les catégories de données à haut risque.

Le transfert de ces données doit préalablement satisfaire aux exigences de traitement prévues à l'article 6 de la loi allemande sur la protection des données personnelles (KVKK). Il convient ensuite d'évaluer, conformément à l'article 9, l'adéquation du traitement, les garanties appropriées ou l'existence d'une exception. Les contrats types doivent également préciser les mesures techniques et administratives supplémentaires à mettre en œuvre pour les catégories particulières de données personnelles. Les déclarations de l'Autorité concernant les transferts à l'étranger indiquent que ces contrats types doivent inclure des éléments tels que les catégories de données, les finalités du transfert, les destinataires, les mesures techniques et administratives, ainsi que les précautions supplémentaires relatives aux catégories particulières de données.

Les entreprises de tourisme médical, les hôpitaux, les cliniques, les entreprises utilisant l'authentification biométrique, les plateformes de ressources humaines et les compagnies d'assurance doivent être particulièrement vigilantes à cet égard. Par exemple, le partage de données de santé avec des médecins, des organismes intermédiaires ou des compagnies d'assurance à l'étranger pour la coordination des soins des patients étrangers nécessite une analyse juridique spécifique.

Comment élaborer une politique de confidentialité pour les transferts internationaux de données ?

En cas de transfert de données à l'étranger, la notification à la personne concernée doit être clairement indiquée. Cette notification doit préciser l'identité du responsable du traitement, les catégories de données traitées, les finalités du traitement, la base juridique, les destinataires auxquels les données seront transférées, la finalité du transfert et les droits de la personne concernée. Si le transfert a lieu à l'étranger, les destinataires et la raison du transfert doivent être précisés.

Par exemple, une déclaration générale comme « vos données personnelles peuvent être transférées à l'étranger » est insuffisante dans la plupart des cas. Il convient plutôt d'utiliser des formulations plus concrètes, telles que « elles peuvent être transférées à un prestataire de services CRM étranger afin de gérer les processus liés à la relation client » ou « un prestataire de services cloud étranger est utilisé pour fournir l'infrastructure de communication par courriel ».

Si le transfert de données repose sur un consentement explicite, le texte de consentement doit être distinct du texte d'information, et la personne concernée doit être informée des risques potentiels. Si des garanties appropriées sont mises en œuvre, telles que des contrats types ou des règles d'entreprise contraignantes, l'existence de ce mécanisme doit être attestée dans l'inventaire des données et les documents de conformité.

Erreurs courantes lors du transfert de données à l'étranger

L'une des erreurs les plus fréquentes en pratique consiste à ne pas prendre en compte les transferts de données à l'étranger. Une entreprise peut affirmer : « Nous ne transmettons aucune donnée à qui que ce soit », alors que le logiciel qu'elle utilise peut être exécuté sur un serveur situé à l'étranger. Par conséquent, une analyse juridique pertinente est indispensable pour examiner l'infrastructure technique et les fournisseurs.

La seconde erreur consiste à vouloir systématiquement obtenir un consentement explicite pour chaque transfert de données. Or, selon l'article 9 du RGPD, le consentement explicite n'est pas une solution générale pour les transferts de données réguliers. Pour ces transferts, il convient d'envisager des contrats types, des règles d'entreprise contraignantes ou d'autres mesures de protection appropriées.

La troisième erreur consiste à choisir le mauvais type de partie dans le contrat type. Si un contrat type est signé sans distinction entre responsable du traitement et sous-traitant, le mécanisme de transfert peut poser des problèmes juridiques. Cette distinction entre les parties explique l'existence de quatre modèles de contrats types différents.

La quatrième erreur consiste à ne pas notifier l'établissement du contrat type dans les délais impartis. La loi stipule que le contrat type doit être notifié à l'établissement dans les cinq jours ouvrables suivant sa signature. Le module de notification des contrats types de l'établissement a été créé pour permettre ces notifications par voie électronique.

La cinquième erreur consiste à ne pas mettre à jour les politiques de confidentialité. Les entreprises qui commencent à utiliser de nouveaux logiciels étrangers, à ajouter des pixels publicitaires ou à transférer des données vers une société du groupe à l'étranger doivent mettre à jour leurs politiques de confidentialité et leur inventaire des données.

Conséquences d'un transfert illégal

Le transfert illicite de données personnelles à l'étranger peut entraîner des sanctions administratives en vertu de la loi sur la protection des données personnelles (KVKK). Si le responsable du traitement ne respecte pas ses obligations en matière de sécurité des données et les conditions de transfert, il s'expose à des conséquences telles qu'une enquête de l'autorité compétente, des amendes administratives, la suspension de ses activités de traitement des données, des mesures disciplinaires et une atteinte à sa réputation.

De plus, des demandes d'indemnisation peuvent être formulées si les personnes concernées ont subi un préjudice. Par exemple, si les données financières d'un client ont été transférées vers un système non sécurisé à l'étranger et divulguées par la suite, la personne concernée peut exiger une indemnisation pour le préjudice matériel et moral subi. Ce risque est encore accru en cas de transfert illicite de données personnelles sensibles.

Par ailleurs, le transfert illicite de données peut également avoir des conséquences pénales dans certains cas. La divulgation, la diffusion ou l'acquisition illicites de données personnelles peuvent entraîner une responsabilité pénale en vertu de l'article 136 du Code pénal turc. Par conséquent, si des dirigeants, des employés ou des tiers transfèrent illicitement des données personnelles à des personnes ou des institutions à l'étranger, les risques pénaux doivent également être pris en compte.

Liste de contrôle de conformité pour les entreprises

Les entreprises qui transfèrent ou pourraient transférer des données à l'étranger doivent d'abord recenser tous leurs outils numériques. Il convient d'examiner séparément le fournisseur de messagerie, le stockage cloud, le CRM, l'ERP, le système de gestion des ressources humaines, le logiciel comptable, l'infrastructure de paiement, les technologies publicitaires, les cookies, l'outil d'assistance en direct, le système de centre d'appels et les sociétés du groupe.

Ensuite, pour chaque transfert, les questions suivantes doivent être posées : Quelles données personnelles sont transférées ? Qui est le destinataire ? Dans quel pays se trouve-t-il ? Est-il responsable du traitement ou sous-traitant ? Le transfert est-il régulier ou ponctuel ? Existe-t-il une obligation de traitement au titre des articles 5 ou 6 de la loi allemande sur la protection des données (KVKK) ? Une décision d’adéquation a-t-elle été rendue ? Des garanties adéquates ont-elles été mises en place ? Si un contrat type est requis, le type de contrat approprié a-t-il été choisi ? La notification a-t-elle été effectuée dans un délai de cinq jours ouvrables ? Le texte d’information est-il à jour ? Le transfert porte-t-il sur des données sensibles ? Les mesures techniques et administratives sont-elles suffisantes ?

Il est imprudent d'affirmer « nous sommes conformes au RGPD » sans avoir réalisé cette analyse. Le transfert de données à l'étranger doit désormais être traité comme un sujet à part entière dans les processus de mise en conformité des entreprises avec le RGPD ; contrats, infrastructure technique, politiques de confidentialité, gestion des cookies, gestion des fournisseurs et inventaire des données doivent être mis à jour simultanément.

Le rôle de l'avocat et du conseiller juridique

Le transfert de données personnelles à l'étranger est un processus complexe aux dimensions techniques, contractuelles et juridiques. Par conséquent, son évaluation est souvent insuffisante, que ce soit par l'équipe informatique ou l'équipe juridique seule. L'équipe technique doit identifier les flux de données, l'emplacement des serveurs, les cookies et les intégrations logicielles ; tandis que l'équipe juridique doit déterminer le mécanisme de transfert légal conformément aux articles 5, 6 et 9 de la loi relative à la protection des données personnelles.

Le rôle d'un avocat spécialisé dans le RGPD et le droit des technologies de l'information comprend : l'examen juridique du schéma de transfert de données, la détermination de la méthode de protection appropriée, la sélection du type de contrat type, la mise à jour des textes d'information, la rédaction des contrats de sous-traitance de données, l'analyse des risques liés aux transferts internationaux, l'évaluation du mécanisme de consentement en matière de cookies et de technologies publicitaires, et la préparation à d'éventuelles enquêtes des autorités de contrôle.

Les entreprises qui travaillent avec des fournisseurs de logiciels étrangers, qui appartiennent à des groupes multinationaux, qui pratiquent le commerce électronique, qui traitent des données de santé, qui utilisent des technologies publicitaires ou qui transfèrent des données sensibles à l'étranger doivent solliciter un accompagnement juridique professionnel concernant les transferts de données.

Conclusion

Le transfert de données personnelles à l'étranger constitue l'un des aspects les plus critiques et techniques de la conformité au RGPD. Les modifications apportées à l'article 9 du RGPD par la loi n° 7499 sont entrées en vigueur le 1er juin 2024 et un nouveau système à plusieurs niveaux a été mis en place pour les transferts de données à l'étranger. Dans ce système, il convient tout d'abord de vérifier qu'une condition de traitement valable au sens des articles 5 ou 6 du RGPD est remplie ; ensuite, une décision relative à l'adéquation des mesures de protection, aux garanties appropriées ou aux exceptions incidentes limitées doit être prise.

En raison de l'absence de décisions d'adéquation dans la pratique, les contrats types, les règles d'entreprise contraignantes ou les méthodes d'assurance appropriées, telles que les engagements, sont devenus essentiels pour de nombreuses entreprises. Si les contrats types constituent un outil pratique, il est indispensable de choisir le type de contrat adéquat, de le faire signer par des personnes habilitées, de s'assurer que les signatures figurent sur la version turque et d'en informer l'Autorité dans les cinq jours ouvrables suivant la signature.

Le consentement explicite ne doit plus être considéré comme une solution simple et générale pour les transferts réguliers et continus. Il s'agit d'une voie limitée, à n'utiliser que dans le cas de transferts ponctuels et exceptionnels, lorsqu'une décision de compétence et des garanties appropriées ne sont pas disponibles, et à condition que la personne concernée soit informée des risques potentiels. Selon les explications de l'Autorité, les exceptions relatives aux transferts ponctuels doivent être interprétées restrictivement et s'appliquer aux transferts irréguliers et peu fréquents.

En conclusion, les entreprises, les sites web, les plateformes de commerce électronique, les organismes de santé, les sociétés technologiques et les filiales de groupes internationaux doivent réévaluer leurs processus de transfert de données à l'étranger. Les logiciels, services cloud, cookies publicitaires et analytiques, systèmes CRM, outils de gestion des ressources humaines, infrastructures de paiement et flux de données intragroupes doivent être examinés individuellement. Pour chaque transfert, le destinataire, le pays, la catégorie de données, la finalité du traitement, la base juridique, le mécanisme de transfert et les mesures technico-administratives doivent être clairement définis.

Le transfert de données personnelles à l'étranger ne se limite pas à une simple question de contrat ou de consentement. Il s'agit d'un processus de conformité juridique complet qui exige un inventaire des données, une analyse technique des flux de données, une évaluation des articles 5 et 6 de la loi allemande sur la protection des données personnelles (KVKK), du régime de transfert prévu à l'article 9, une notification contractuelle standard, la mise à jour des mentions légales, la gestion des cookies, la définition des relations avec le sous-traitant et la mise en place de mesures de sécurité. Par conséquent, il est primordial pour tous les responsables du traitement qui transfèrent des données à l'étranger de gérer ce processus avec professionnalisme afin de prévenir d'éventuelles sanctions administratives, des demandes d'indemnisation et une atteinte à leur réputation.